Tidligere erfaringer mindskede presset i en hektisk tid

​Tydelig information, datadrevet ledelse og tidligere erfaringer var nøgleordene da ca. 900 medarbejdere fra Service og Logistik skulle forberedes på arbejdet under COVID-19.

Vent...

​Det var langt fra kun læger og sygeplejersker, der skulle vænne sig til en ny virkelighed, da COVID-19 ramte i foråret. Det kan afdelingschef for Service og Logistik på Herlev og Gentofte Hospital Louise Lindelof tale med om. Hun er er sammen med Marianne Lange, Henrik Als og Marianne Reinecke Høi fra ledelsesgruppen nomineret til årets Lederpris, der har temaet ”ledelse i en turbulent tid”. 


Fra venstre er det Malene Høi, Henrik Als, Marianne Lange og Louise Lindelof.

Som ansvarlig for ca. 900 medarbejdere i form af rengøringspersonale, portører, medarbejdere i sterilcentralen, informationen samt køkken- kantine og cafepersonale, var der nok at se til:

”Vi stod i en situation, der ændrede sig markant fra den ene dag til den anden. Der blev udgivet en del nye vejledninger, som vi skulle følge og som dermed også skulle gives videre til vores medarbejdere. Det stod hurtigt klart, at informationsniveauet skulle være højere end normalt,” fortæller hun og fortsætter:

”Vi plejer at jævnligt at holde stormøder og udsende nyhedsbreve, men det her var mere end normalt. Det hele handlede om, at alle kunne være sikre i deres arbejde og følge de nye retningslinjer, som ofte ændrede sig og nye informationer skulle videreformidles stort set dagligt. Der var også en del nye forhold, vi skulle sørge for at organisere og iværksætte. 
Det var fx vagter ved dørene, lukning af cafeer, ændring af koncept i kantinerne, etablering af midlertidig uniformsudlevering, kontrolleret udlevering af værnemidler og øget rengøring på fællesarealer.”

Der var også en betydelig opgave i at tilvænne og oplære personalet i nye arbejdsgange. F.eks. var rengøringspersonalet, der tæller ca. 350 medarbejdere, selvsagt en meget vigtig medarbejdergruppe på COVID-afsnittene. Her skulle der gøres rent efter patienter og gøres nye stuer klar. Et arbejde, der indeholdt en betydelig smitterisiko:

”Dem der stod i orkanens øje, var selvfølgelig de vigtigste og det var afgørende, at sætte dem ind i retningslinjerne, for ikke at føre smitte videre og sikre, at de ikke selv blev smittet og tog det med hjem. Det skabte selvfølgelig utryghed blandt personalet og vores fornemmeste opgave var, at være der for dem og gentage informationen igen og igen. Vi var i hele perioden i tæt dialog med hospitalets hygiejneorganisation for at sikre at alt forløb korrekt,” siger Louise Lindelof. 

Flere syge øgede behov for dialog
En stor del af arbejdet bestod i, at observere og korrigere personalets adfærd af hensyn til patienterne. Men det var også nødvendigt af hensyn til personalet, for at skabe tryghed om den opgave, der skulle løses:

”Vi screenede, underviste og observerede personalet i, hvordan de håndterede deres opgaver, der jo både var uvante på nogle områder og som indeholdt et helt andet pres end normalt. Så det gik der mange ledelsesressourcer til.” 

Hen ad vejen steg antallet af syge medarbejdere og det medførte, at ledelsesgruppen besluttede at der skulle være konstant ledelsesbemanding, så de hele tiden var til at komme i kontakt med. Det stod på indtil slutningen juni og er en procedure, der er genoptaget efter sommerferien i takt med at smittetallene igen er på vej op. En del af kontaktfladen foregik i samarbejde med arbejdsmiljørepræsentanterne, fortæller Louise Lindelof: 
 
”Vi afholdt trivselsmøder i rengørings- og portørteams og i nogle tilfælde deltog AMR. Her kunne de snakke om deres usikkerhed og få talt tingene igennem. Det udtrykte de stor tilfredshed med, for der var stor usikkerhed og folk blev syge, så derfor var det vigtigt at tage det på forkant.”

Tidligere erfaringer var en fordel

Selvom der var behov for en styrket dialog mellem ledere og medarbejdere, var det heldigvis ikke så fjernt fra de normale arbejdsgange: 

”Det er egentlig ikke så uvant at arbejde på denne her måde, for vi plejer at inddrage vores medarbejdere rigtig meget i løbende forandringer. Vi skal fx til at flytte ind i det nye akuthus på Herlev Hospital i slutningen af juni måned. Det indebærer bl.a. at vi udruller et nyt kostkoncept og forud for dette, står vi overfor en omfattende ombygning af vores to centralkøkkener” siger hun og fortsætter:

”Samtidig bliver mange arbejdsgange ændret, når vi flytter ud i det nye hus. Fx sker der omfattende ændringer i forhold til forsyningen af varer og sterilvarer. Samtidig får vi en helt ny sengevask, som betyder at arbejdsgange og sengeflows skal optimeres. Vi har arbejdet med projekterne i nogle år efterhånden, og vores medarbejdere har været involveret og er blevet informeret undervejs. Derfor var vi også helt bevidste om, hvor vigtigt der er, at medarbejderne føler sig medinddraget, så der etableres et stærkt tillidsforhold mellem medarbejdere og ledelsen.”

En anden brugbar erfaring, der kunne trækkes på, var arbejdet med datadrevet ledelse:

”Vi har fx indført et system i logistikenheden som betyder, at portøropgaver kan styres mere målrettet samtidig med, at vi har mulighed for at understøtte planlægningen, når vi erfarer at det er nødvendigt i forhold til hospitalets aktivitet. Den data bruger vi aktivt ift. forandringer, men altid på en transparent facon, så de berørte medarbejdere bliver inddraget i, hvad der kan gøres bedre fx ift. nedbringelse af opgaver eller ventetid.”

Afslutningsvist er det vigtigt for Louise Lindelof, der udtaler sig på vegne af den nominerede ledelsesgruppe, at give en stor del af æren for nomineringen videre til personalet:

”Samarbejdet har været rigtig godt. Selvom situationen var alvorlig, rykkede alle tættere hinanden. Det var en samfundsudfordring og medarbejderne ville gerne være med til at gøre en forskel og hjælpe patienterne. Hele vejen rundt var der simpelthen et uforligneligt gåpåmod og holdånd, og det var dejligt at være en del af.”




Redaktør

Kommentarer 

Du skal være logget ind for at benytte denne funktionalitet.

Opret profil
RSS kommentarspor Tilmeld kommentarspor