Inspiration indefra

Flere og flere enheder i Region Hovedstaden arbejder med sund planlægning. ​Her på siden kan du lytte og læse dig til, hvad de gør, og hvordan det virker.

Har du selv erfaringer med sund planlægning, som du gerne vil videregive, eller hvis der er specifikke enheder eller personer, som du tænker vil kunne inspirere andre, så er du altid velkommen til at skrive til sundplanlaegning@regionh.dk.


Erfaringer fra klinikken - når vagtplanlægningskulturen forandres ... (en episode i podcastserien sund planlægning - med Marianne Hummel, Jessie Hansen, Mette Nieman og Susanne Juul fra Fælles Akut Modtagelserne på Gentofte-Herlev Hospital. Optaget den 3. maj 2019. Vært: Jacob Søby Bang)
Topledertanker om styrkelse af vagtplanlægningskulturen ... (en episode i podcastserien sund planlægning - med Birgitte Rav Degenkolv, hospitalsdirektør på Amager-Hvidovre Hospital. Optaget i marts 2019. Vært: Jacob Søby Bang)
Intro til principperne i og baggrunden for sund planlægning ... (en episode i podcastserien sund planlægning - med Mette Keis Jepsen og Martin Magelund Rasmussen; to af pionerene i forhold til at spotte og fremme nytænkende vagtplanlægning i Region Hovedstaden. Optaget den 10. oktober 2019. Vært: Jacob Søby Bang)

Charlotte Illum Petersen og Jens Christian Nilsson - (C) Strategize 2019-05-10.jpgFørende klinikere fra Rigshospitalet:

Overraskende potentiale i sund planlægning

Med næsten 300 super kompetente medarbejdere, og mange års målrettet arbejde med at lave god vagtplanlægning, kom det bag på flere, at det alligevel var muligt at vagtplanlægge langt mere hensigtsmæssigt på landets største thoraxanæstesiologiske klinik. Ikke mindst ledelsen. Efter et års tid med sund planlægning, færre operationsaflysninger og flere afholdte fridage, begynder potentialet imidlertid at blive tydeligt. Vi har derfor spurgt læge og klinikchef Jens Christian Nilsson og ledende oversygeplejerske Charlotte Illum Petersen om deres erfaringer og gode råd.

 

Hvorfor begyndte I overhovedet at arbejde med sund planlægning?

- Center for HR har et stående tilbud om på forskellig vis at støtte op om enheder, som gerne vil arbejde systematisk med at styrke patientforløb og arbejdsmiljø igennem vagtplanlægning. Kerneelementerne i deres tilbud kredser om patienternes behov, planlægning som fag og lederskab. Vi havde igennem lang tid haft en oplevelse af meget travlhed og havde som så mange andre akutafdelinger i en længere årrække haft en relativ høj aflysningsprocent på operationer. Vi havde ikke en forestilling om, at en ændret vagtplanlægningskultur ville kunne løse alting, men vi syntes tilbuddet fra CHR lød interessant og besluttede os derfor for gerne at ville være med.  

 

Hvad var det første der skete?

- Da konsulenterne begyndte at kigge ned i vores planlægning, kom de hurtigt tilbage med nogle forsigtige bud på, hvorfor mange medarbejdere hos os, ofte havde følt sig pressede og virkelig travle. De historiske tal, der lå et til to år tilbage, viste nemlig, at dage med nogenlunde samme antal patienter, var vidt forskelligt bemandet. Nogen dage var der således fuld bemanding, mens der andre dage kun var halvt så mange på arbejde. Udfordringen var, at de skulle løse samme opgaver. Så nogen gange var der mere end rigeligt med tid, mens der andre gange var alt for meget at lave.

- Da jeg så tallene første gang, så det så grelt ud, at jeg næsten ikke kunne tro at det var os, det handlede om. Men efterhånden som vi fik gennemgået tallene, kunne jeg godt se, at den var god nok, fortæller klinikchef Jens Christian Nilsson .

- Derfor blev vi selvfølgelig nysgerrige på, om billedet fortsat var sådan.

Da Charlotte Illum Petersen blev ansat som ledende oversygeplejerske, var det derfor også naturligt, at hun som noget af det første skulle se på vagtplanlægningen.

- Jeg kunne tydeligt se, at der på et især et af vores afsnit, var ret stor varians i, hvor mange der var på arbejde – selvom det var det samme, der skulle laves. I praksis betød det, at dem, der så var der de dage, hvor der var få medarbejdere, enten blev unødigt pressede, eller at vi for at undgå dette hyppigt blev nødt til akut at kalde folk på arbejde, selvom de havde fri. Ingen af delene er i mine øjne særligt hensigtsmæssigt, så det første vi gjorde var, at være ret tydelige omkring, at det ville vi gerne have lavet om.

 

Hvordan reagerede medarbejderne på ledelsens ønske om at arbejde med sund planlægning?

- Hos vores mellemledere var der i begyndelsen en vis skepsis i forhold til, om det overhovedet ville kunne lade sig gøre. Som folk sagde, så er der jo en grund til, at vi planlægger, som vi gør. Og mange gav også udtryk for en frygt for, at hvis medarbejderne ikke kunne få deres vagtønsker opfyldt, så ville der sikkert være en del, der ville søge andre jobs.

- Vi kunne sagtens forstå argumenterne. Omvendt var det en vej, vi gerne ville. Hvis man med sund planlægning kan forudsige vagtbehovet i god tid, så er det jo ikke ledelsesmæssigt ansvarligt, at folk først får at vide dagen før, at de skal komme på arbejde, fortæller den ledende oversygeplejerske.

Jens Christian Nilsson supplerer.

- Vi mente, at vi havde en forpligtelse til at bruge afdelingens ressourcer bedst muligt. Og samtidig give vores medarbejdere bedre mulighed for at planlægge deres liv. Og sikre at der er det antal medarbejdere på vagt, som der skal være i alle dele af kæden. På den måde kan man også undgå, at der opstår en flaskehals ét sted. Der er jo selvfølgelig et patienthensyn i det her, men også et kollegahensyn. Og når man først får øje på det, så vil det virke dumt ikke at gøre noget ved det.

 

Hvad gjorde i så i praksis for at få folk med?

- For det første vil jeg sige, at det tager lang tid at få folk med. Det skal man vide, når man går i gang, så man ikke tror, at sund planlægning er noget, der bare er der lynhurtigt. Stadig flere kan nu her efter et år se perspektiverne i sund planlægning, men særligt i begyndelsen, var der en del skepsis, fortæller Charlotte Illum Petersen.

- Man skal etablere tillid hele vejen rundt. Både mellem medarbejder og vagtplanlægger. Mellem ledelse og vagtplanlægger. Og også medarbejderne imellem. Alle skal opleve, at ingen er hævet over fællesskabet. At det er de samme principper, der gælder hele vejen rundt. Og at alle bliver retfærdigt behandlet i forhold til de retningslinjer, vi har lavet i klinikken.  

Samme billede tegner klinikchefen.  

- Da vi ansatte en vagtplanlægger, som udelukkende skulle styrke enhedens planlægningsarbejde, blev det mere tydeligt for medarbejderne, hvad det var, vi mente med sund planlægning. Vores vagtplanlægger startede i ét team og har derfra arbejdet videre med vagtplanlægning i de andre teams. Det er trygt for os som ledelse, at vi i enheden har en medarbejder, som kender os og vores område indgående, og samtidig har alle kompetencerne inden for vagtplanlægning. For medarbejderne er det godt, at der er én, som kender dem og ved, hvad de kan, og som de samtidig kan kommunikere med, hvis der er noget, de er i tvivl om.

Den ledende oversygeplejerske supplerer:

- Vores vagtplanlægger gør en stor dyd ud af, at der er transparens omkring tallene og planlægningen i øvrigt. Det gør selvfølgelig ikke, at de konkrete vagtplaner altid er lige populære hos alle. For nogle af de ting, vi har indført, kan jo godt opleves irriterende. Fx møder nogen medarbejdere i dag ind på andre tidspunkter, end de gjorde før, og man er ikke længere alene om at bestemme, hvornår og hvordan man vil møde. Ferieplanlægningen er også blevet lidt mere struktureret, så alle ikke nødvendigvis kan få fire ugers sommerferie lige dér, hvor alle gerne vil have det. Umiddelbart kan det jo godt opleves irriterende for den enkelte medarbejder. Men når vi har gjort det sådan, er det for at tage hensyn til helheden.

 

Hvad ser ud til at være effekten?

Ifølge Charlotte Illum Petersen og Jens Christian Nilsson er effekterne så småt begyndt at vise sig.

- Selvfølgelig kommer der stadig jokere, der kan ødelægge vores planer. Sådan er det i en akutafdeling. Men de er blevet meget færre, end de var tidligere.

- Vores medarbejdere får i dag ikke inddraget så mange fridage, som de gjorde tidligere. Som helhed har vi heller ikke så mange huller i vagtplanen. Og dette er lykkedes, uden at det har kostet en masse penge. Faktisk er lønudgifterne til den gruppe af medarbejdere, der har været involveret i sund planlægning, faktisk blevet reduceret en anelse. Og det er jo godt. For alt andet lige kan lidt råderum jo give mulighed for at styrke arbejdsmiljøet på forskellig vis. Så på sigt kan vagtplanlægningskulturen måske bidrage en lille smule til at højne medarbejdertilfredsheden yderligere. Det er i hvert fald vores ønske og mål.


----- 


Om Thoraxanæstesiologisk Klinik

Klinikken er landets største thoraxanæstesiologiske klinik og varetager alle specialets områder. Klinikken er ansvarlig for et intensivafsnit med 19 senge og en operationsgang med 9 operationsstuer. 

I intensivafsnittet behandles ca. 2500 børn og voksne om året. Intensivafsnittet er også støttefunktion for Hjertemedicinsk Kliniks intensivafsnit. En stor del af patienterne er indlagt efter hjerte- eller lungeoperationer, hvor en periode i respiratorbehandling er sædvanlig. Men her behandles også traumepatienter, som fx kan have været ude for skud- og stiklæsioner, biluheld og arbejdsulykker.

I den operative sektion er der 9 operationsstuer og 2 satellit-områder, hvor der dels laves undersøgelser og behandlinger af hjertepatienter via lysken, dels kikkertundersøgelse af spiserør og lunger. 

Der er døgndækning til alle typer operationer i brystkassen hos børn og voksne. Det drejer sig bl.a. om akutte operationer for svær forkalkning af hjertets kranspulsårer, hjerte- og lungetransplantation, kniv- og skudtraumer og akut korrektion/afhjælpning af medfødt hjertesygdom. I alt foretager klinikken ca. 6.500 bedøvelser om året.