Sund planlægning A-Z



Hvad er sund planlægning?

Hvordan får man hjælp til til at styrke sund planlægning?

Hvem efterspørger sund planlægning?

Hvorfor sund planlægning nu?

Hvad er det nye i sund planlægning?

Hvem bestemmer, hvordan vi skal arbejde med sund planlægning?

Hvem står bag sund planlægning?

Hvordan vil patienterne mærke sund planlægning?

Er sund planlægning en spareøvelse?

Er sund planlægning en centralisering af vagtplanlægningen? 

Hvorfor skal vagtplanlægningen ske i et nyt IT-system?


Hvilken forskel vil Optima gøre for os ift. Tjenestid? 

Få svar på dine spørgsmål


Hvad er sund planlægning?

Sund planlægning er, når vi i vagtplanlægningen kombinerer samarbejde, viden og teknologi først og fremmest for at give vores patienter den bedst mulige behandling, men også for at skabe gode arbejdsvilkår for vores medarbejdere. Hermed balancerer sund planlægning tre samtidige formål: 

  • At vi giver flest muligt patienter den bedst mulige behandling hurtigst muligt.
  • At vores kolleger er der dér, hvor vi regner med, at der vil være allermest brug for det.
  • At vi overholder arbejdstidsregler og får holdt ferie og fri, så det også i lange løb er godt for os at gå på arbejde. 

Hvordan får man hjælp til at styrke sund planlægning?

Det er ambitionen, at kunne tilbyde relevant hjælp til alle enheder, der gerne vil styrke deres arbejde med sund planlægning. I tæt samarbejde med hospitalerne udvikler Center for HR derfor løbende de tilbud, som kan imødekomme den efterspørgsel, der opstår. Det kan fx være tilbud om:

  • foredrag, erfa-møder mm.
  • artikler, podcast, illustrationer, film og lignende her på sundplanlægning.dk. 
  • oplæring i hvordan man vagtplanlægger med udgangspunkt i patientforløb. 
  • træning i at planlægge, hvor man også tager økonomiske hensyn.
  • undervisning i overenskomst og arbejdstidsregler.
  • afklaring med de ansvarlige af hvilke spilleregler der ønskes for planlægning.
  • gennemførsel af analyser og udvikling af anbefalinger til vagtplanlægning.
  • introduktion til Optima, så det understøtter specifikke lokale behov. 
  • præsentation af hvordan vagtplanlægning kan styrke trivsel og reducere stress.
  • Proces som sikrer at yngre lægers uddannelse hænger sammen med vagthyppighed. 
  • Eller andre tilbud som der måtte blive efterspurgt lokalt. 
     

Hvem efterspørger sund planlægning?

  • Vores patienter vil naturligt nok gerne komme til så hurtigt som muligt, undgå unødig ventetid undervejs og også gerne afslutte deres behandling så hurtigt som muligt. Samtidig ønsker de selvfølgelig også en fagligt set rigtig god behandling, som vi som ansatte kan stå 100 % inde for. Fordi sund planlægning netop har fokus på disse ting, vil der være mange patienter og pårørende, som vil værdsætte alle de steder, hvor vi gerne vil styrke arbejdet med sund planlægning.  

  • Vi medarbejdere kender allerede i dag til det at skulle løbe hurtigt for at leve op til alt det, man gerne vil. I et ambitiøst sundhedsvæsen med begrænsede ressourcer er det imidlertid langt fra os alle sammen, der ser det som en holdbar løsning bare at skrue tempoet yderligere op. Til gengæld vil de fleste af os ikke have noget imod at vores sundhedssystem som helhed kan gøre en endnu større forskel for patienterne, hvis vi kan gøre dette ved at forbedre vagtplanlægningen og koordinationen på tværs.

  • Vores regionsråd har med Budget 2018-2021 slået fast, at man gerne vil fastholde fokus på at udvikle bedre sammenhængende patientbehandling, hvor patientens situation styrer forløbet, og målet er øget kvalitet. Man ser gerne, at vagtplanlægningen bidrager hertil i det omfang det overhovedet er muligt. 

  • Rigsrevisionen og dermed Folketinget konkluderede tilbage i 2015, at hospitalernes brug af personaleressourcer bør professionaliseres yderligere. Man ville blandt andet gerne have: 

    • Mere effektiv og gennemsigtig arbejdstidstilrettelæggelse. 
    • Bedre planlægning, styring og opfølgning på aktiviteter og ressourceanvendelse. 
    • Mere systematisk anvendelse af overenskomsten.
    • Øget professionalisering af ressourceplanlægning. 
    • Styrket ledelsesinformation og strategisk styring
 Der er således stor politisk opbakning til, at vi arbejder med disse ting som en del af sund planlægning.

Hvorfor sund planlægning nu?

Egentlig har der fra mange sider over de seneste år været et stigende fokus på alle de elementer, der indgår i sund planlægning. Nogle har således kaldt på, at man skulle gøre vagtplanlægningen mere centreret omkring patientforløbene. Andre har peget på vigtigheden af at blive mere evidensbaseret i vagtplanlægningen, og i højere grad gøre brug af det, der virker bedst. Nogle har peget på, at vi burde blive bedre til at samordne regler og roller i vagtplanlægningen, og atter andre har vist, hvordan gennemsigtighed – hvor alle bliver enige om og kender regler og retningslinjer i vagtplanlægningen – er vigtig for trivsel og for at skabe et mere effektivt vagtplanlægningssystem. 

På den måde er sund planlægning ikke en nyopstået ide. Det er noget flere allerede er godt i gang med. Samtidig er det dog en tilgang, som hidtil har været begrænset af, hvad der teknologisk kunne lade sig gøre. Det lå derfor også højt på prioriteringslisten, at få bedre teknologiske muligheder, dengang vagtplanlæggende læger, sygeplejersker og ledere fra hele regionen skulle vælge det vagtplanlægningssystem, som skal tage over, når det gamle, Tjenestetid, udfases endeligt fra sidste halvdel af 2019. Optima, vores næste system som også vil blive brugt i Region Midt og en masse andre steder, vil således give os en masse af de muligheder, der længe har været efterspurgt. Vi vil få større gennemsigtighed i vagtplanlægningen, og vi vil kunne få de dataindsigter, man har brug for, når man arbejder med sund planlægning. De muligheder vil formentlig gøre, at efterspørgslen efter sund planlægning vil stige. I første omgang fra medarbejderne og – når mulighederne går op for dem – helt sikkert også fra patienterne.     

Hvad er det nye i sund planlægning?

De fleste af os, der arbejder professionelt med vagtplanlægning, arbejder allerede i dag med mange af de elementer, der er i sund planlægning. Så det nye vil for mange af os være, at vi vil opleve, at vi over tid bliver mange flere, som på tværs af hospitaler, virksomheder og afdelinger kommer til at trække i samme retning. Samtidig vil vi formentlig se, at vagtplanlægningen i hele regionen vil få større ledelsesmæssigt fokus. At alle, der arbejder med vagtplanlægning teknologisk og vidensmæssigt, vil blive understøttet bedre i arbejdet. At der lettere vil kunne genereres brugbare data, som kan gøre, at man kan træffe mere kvalificerede beslutninger. At de arbejdstidsplaner, man lægger, vil blive mere holdbare, fordi de balancerer patienthensyn, medarbejdertrivsel, arbejdstidsregler og økonomi. Endeligt vil man opleve, at der kommer større gennemsigtighed i de resultater, vi opnår undervejs, således at vi bedre kan skabe læring omkring, hvad der virker.

Hvis man er på et sted, hvor man i dag oplever, at man alene arbejder efter at få personalekabalen til at gå op inden for rammerne af overenskomsten, så vil man selvfølgelig opleve en lidt større forandring, når man får øjnene op for de muligheder, der er i at arbejde med sund planlægning. Her vil man således få en række nye redskaber til igennem vagtplanlægningen at blive mere effektiv og skabe bedre sammenhæng for både patienter og medarbejdere. Men for de fleste vil sund planlægning blot være en yderligere styrkelse af den professionalisering, som de selv har været med til at skabe over de seneste mange år. 

Hvem bestemmer, hvordan vi skal arbejde med sund planlægning?

Hvem, der bestemmer, hvordan vi skal arbejde med sund planlægning, afhænger i al overvejende grad af, hvem der sætter sig sammen. Er det i en afdeling, hvor man gerne vil arbejde med sund planlægning, så vil det være afdelingen eller afdelingsledelsen, der har serveretten. Er det et helt hospital, hvor man gerne vil samarbejde på tværs af afdelinger for at sikre sund planlægning overalt, så er det naturligvis vagtplanlæggere og ledere fra alle dele af hospitalet, som er med rundt om bordet til at træffe beslutninger. Og er det på ét speciale eller ét patientforløb, der går på tværs af hospitaler eller sektorer, at man gerne vil arbejde med sund planlægning, så vil beslutningstagerne følgeligt komme fra alle de involverede specialer, behandlingsområder og sektorer på tværs af hospitalerne. Så hvem, der bestemmer, afhænger især af, hvilke patientforløb vi fokuserer på.


Hvem står bag sund planlægning?

Sund planlægning ejes i princippet af alle os, der allerede arbejder indenfor rammerne af det, eller gerne vil blive bedre til at gøre det. Det er således ikke et traditionelt projekt med en start og en slutning. Det er mere en måde at arbejde på. En fælles bevægelse, hvor alle os, der i vagtplanlægningen ønsker at bruge teknologi, viden og samarbejde til at skabe gode, effektive patientforløb, til gavn for både patienter og medarbejdere, er medskabere.

Sund planlægning bakkes således også op fra mange sider. Først og fremmest lokalt ude på afdelingerne og hospitalerne. Men også fælles, når fx Center for HR støtter arbejdet op med tilbud om kompetenceudvikling, analysearbejde mv., og når vagtplanlæggere, fagpersoner og ledere fra hele regionen bidrager med deres erfaringer og ideer opstået forskellige steder i regionen. 

Hvordan vil patienterne mærke sund planlægning?

De fleste patienter interesserer sig nok ikke umiddelbart for, hvordan vi vagtplanlægger. De mærker mere effekten af vores måde at gøre det på. Og ser vi på nogle af erfaringerne fra de spæde pilotprojekter i sund planlægning, så er der noget, der kan tyde på, at vores patienter vil kunne drage fordel af sund planlægning på flere forskellige måder: Fx ved at de kommer endnu hurtigere på hospitalet, når de har brug for det. Ved at de over tid vil komme til at opholde sig hos os i kortere tid, og formentlig også kommer her færre gange, fordi de undersøgelser og svar, de skal have som del af deres særlige forløb, tilrettelægges endnu mere effektivt med mindre ventetid undervejs. Herudover regner vi med, at færre patienter vil opleve, at deres operation bliver aflyst, fordi vi med de data vi kan trække, bedre kan sikre lige præcis den bemanding, der er brug for. 

Er sund planlægning en spareøvelse?

Nej! Sund planlægning betyder, at der investeres i at professionalisere vagtplanlægningen yderligere og i at udvikle de tilbud rundt omkring vagtplanlægningen, som der vil blive efterspurgt lokalt. Sund planlægning er således nok mere en erkendelse af, at vi jo nok aldrig får alle de ressourcer til vores område, som vi kunne drømme om, hvorfor vi hellere må bruge de ressourcer, vi har, bedst muligt.  

Er sund planlægning en centralisering af vagtplanlægningen? 

Traditionelt varetages vagtplanlægningen mange steder på den enkelte afdeling. Det kan man sagtens fortsætte med, hvis man ønsker det og samtidig arbejde med sund planlægning. Omvendt er sund planlægning heller ikke en hindring for dem, der ønsker at samle vagtplanlægningen i større enheder. Der kan være fordele og ulemper ved begge dele. Så hvordan man løser det, har ikke rigtigt noget at gøre med sund planlægning. Center for HR vil dog gerne bidrage til at belyse forskellige organisatoriske modeller, således at man lokalt lettere kan tage stilling til, hvordan man vil organisere det.

Hvorfor skal vagtplanlægningen ske i et nyt IT-system?

Når vi i 2019 overgår til at bruge Optima som vagtplanlægningssystem, er det egentlig ikke en direkte konsekvens af, at vi gerne vil blive bedre til at arbejde med sund planlægning. Det handler mere om, at kontrakterne omkring det tidligere system udløber, hvorfor vi uanset hvad, skulle se på, hvilket system som bedst kan hjælpe os i fremtiden. Derfor har der været nedsat en række arbejdsgrupper med vagtplanlæggere, klinikere, vikarbookere, HR-medarbejdere og ledere fra forskellige hospitaler og psykiatri. De har med hjælp fra eksterne rådgivere formuleret, hvad det nye system skal kunne, og det er på baggrund af disse indstillinger og en længere udbudsproces, at valget til sidst faldt på Optima. Optima var simpelthen det system, som bedst levede op til vores ønsker om, hvad vores vagtplanlægningssystem skal kunne. 

Hvad er det Optima kan som vagtplanlægnings-system?

Optima blev valgt, fordi det allerede er succesfuldt i brug mange steder og giver mulighed for, når man lokalt har mod på det;
  • At planlægge aktivitetsbaseret og på tværs af faggrupper og enheder 
  • At planlægge og styre på baggrund af kompetencer 
  • At involvere alle medarbejdere i planlægningsopgaven igennem en målrettet og brugervenlig medarbejderportal 
  • At styre og få overblik over kapacitet 
  • At anvende intuitive og brugervenlige grænsesnit 
  • At skabe øget gennemsigtighed og adgang til opdaterede data for alle brugergrupper 
  • At automatisere vagtplanlægningen, når man har givet input om regler, aftaler, kompetencer og medarbejderønsker 
  • At anvende data effektivt som grundlag for styring i den enkelte enhed og som ledelsesinformation til centrale beslutningstagere 
  • At fokusere på åbne grænsesnit og potentialet i integrationer til øvrige special- eller kernesystemer.

Hvilken forskel vil Optima gøre for os ift. Tjenestid? 

Med Optima kan man vælge at benytte alle de ting, der ligger i arbejdet med sund planlægning. Gør man det, vil man opleve, at det giver en masse nye muligheder. Man kan imidlertid også nøjes med at anvende Optimas basisfunktioner. Gør man det, vil de fleste ikke opleve de store forskelle. 

Som medarbejder vil man således i første omgang ikke opleve megen anden forskel med Optima, end at man får en app med en lidt mere gennemarbejdet brugergrænseflade. Når man først har fået en kort videointroduktion til, hvordan Optima fungerer, vil man fortsat kunne se de vagter, man har haft historisk, og dem der er planlagt fremadrettet. Man kan registrere sygdom, indgive ønsker til vagter, fri osv. Samtidig er Optima integreret i lønssystemet, så man automatisk får løn efter de vagter, man har.

Som leder med daglig personaleledelse ude i klinikken, fx på et afsnit, vil man også som basis løbende kunne få et godt overblik over ens personalesituation ift. ferieplanlægning, fravær, tilstedeværelse, økonomi osv.. Og også lederne vil hurtigt og intuitivt kunne bruge Optimas basisfunktioner uden meget introduktion.

Som vagtplanlægger vil man få en ny brugergrænseflade, og der vil indgå nogle lidt andre parametre i vagtplanlægningen, som man lige skal lære at kende. Vagtplanlæggerne vil derfor på et tidspunkt i 2019 blive tilbudt undervisning over nogle dage, så de er godt rustet til opgaven. 

Få svar på dine spørgsmål

Har du spørgsmål om eller ideer og kommentarer til sund planlægning, som bedst kan tages op lokalt, så skal du naturligvis fortsat bare tage dem op med dine kolleger, din vagtplanlægger eller leder. Har du spørgsmål, ideer eller kommentarer af mere almen karakter, som der ikke rigtigt bliver svaret på her på sitet, så skriv endelig til sundplanlægning@regionh.dk. Vi sidder et lille team i Center for HR og arbejder med sund planlægning. Vi tjekker løbende om der er spørgsmål og ideer, som vi kan svare på, kommenterer eller videreformidle til gavn for mange. Du kan også melde dig ind i Facebook-gruppen om sund planlægning og direkte spørge eller give input til en masse andre, som er optaget af sund planlægning.