Optima A-Z


Hvad er Optima?

Hvorfor er Optima relevant i forhold til sund planlægning?

Hvad skal jeg bruge Optima til? 

Hvilke effekter kan Optima få for os, der arbejder i Region Hovedstaden? 

Hvilke effekter kan Optima få for Region Hovedstadens patienter?

Hvem kommer til at drive Optima rent teknisk? 

Hvordan kan jeg bedst sætte min viden og mine erfaringer med vagtplanlægning i spil?

Hvorfor overhovedet overgå til et nyt system?

Hvorfor er det lige præcis Optima, der er blevet valgt? 

Hvem står bag Optima?

Hvem udover os har valgt at bruge Optima?

Hvilke økonomiovervejelser har der været i forhold til valget af Optima? 

Er Optima en smutvej til at spare medarbejderressourcer? 

Nødvendiggør Optima en centralisering af vagtplanlægningen? 

Hvad er nyt i Optima?

Hvem kan jeg stille spørgsmål til om Optima?


Hvad er Optima?

Optima er det digitale værktøj som vi kommer til at bruge fremadrettet til at planlægge, styre og registrere vores arbejde efterhånden som Tjenestetid og MinTid udfases. Allerede når du får mulighed for at tage Optima i brug, vil det være integreret med andre IT-systemer; blandt andet vores lønsystem, således at du er sikker på at få korrekt løn til tiden. Du vil kunne tilgå Optima fra hospitalernes computere, ligesom du kan i dag med Tjenestetid og MinTid. Samtidig bliver der også lavet en app, så du også let kan tilgå Optima fra iPad eller smartphone på arbejdet, hjemme eller når du er på farten. 

Hvorfor er Optima relevant i forhold til sund planlægning? 

Når vi lykkes allerbedst med at samarbejde og bruge viden og teknologi i vagtplanlægningen til at styrke patientbehandlingen og patientforløbene og samtidig tager hensyn til kollegerne, så kan man sige, at det er udtryk for sund planlægning. Optima er i den henseende blot et værktøj i vagtplanlægningen. Det sikrer ikke i sig selv, at man på den enkelte afdeling planlægger sundere. Optima giver imidlertid en masse muligheder for at understøtte sund planlægning, hvis man ønsker det lokalt. Disse muligheder har mange efterspurgt, og derfor er det dejligt nu endelig at kunne tilbyde det. 

Hvad skal jeg bruge Optima til? 

Hvis du som medarbejder i regionen i dag registrerer din arbejdstid, så vil du også fremover kommer til at gøre det. Bare i Optima. Du vil også kunne bruge Optima til at se dine vagter frem i tiden, bytte vagter, se hvor meget du har arbejdet historisk, tjekke om du har ferie eller afspadsering til gode, ligesom du vil kunne bruge Optima, hvis du vil tjekke, hvilke regler, I har besluttet lokalt, der skal gælde for vagtbytte, merarbejde mm. 

Som vagtplanlægger vil Optima blive dit primære værktøj til vagtplanlægning, idet Optima tager over, når Tjenestetid udfases. Hvis du allerede arbejder med sund planlægning eller godt kunne tænke dig at gøre det, så vil du opleve Optima som et rigtigt godt værktøj. Du vil nemlig få lettere ved at planlægge aktivitetsbaseret på tværs af faggrupper og enheder. Og i den daglige styring vil du med det samme blive adviseret, hvis der er sted mangler en medarbejder i forhold til at udføre en planlagt aktivitet.

Som leder, vil du kunne bruge Optima til hele tiden at have overblik over din enhed, herunder hvad der er muligt med den bemanding I har, og om der er steder, hvor der mangler medarbejdere eller medarbejdergrupper. Dermed får du bedre grundlag for i dialog med vagtplanlæggere og medarbejdere at sikre en god vagtdækning og for hurtigere at kunne reagere, når noget er uhensigtsmæssigt. 

Hvilke effekter kan Optima få for os, der arbejder i Region Hovedstaden? 

Optima er jo i sig selv bare et værktøj. Men med det rette mindset og brugt til at lave sund planlægning, så vil Optima kunne hjælpe os til at tænke mere helhedsorienteret og tværgående, når vi vagtplanlægger. Blandt andet fordi Optima muliggør, at medarbejdere kan hjælpe hinanden på tværs af afsnit, afdelinger og hospitaler, hvis det er det man ønsker. Optima vil dermed nogle steder kunne bidrage til at nedbringe ventetiden for patienter eller give færre aflysninger til operationer. Samtidig vil vi forhåbentlig kunne mindske antallet af situationer, hvor der er rigtig mange patienter til rigtig få medarbejdere. Men netop det, at Optima er et værktøj, gør også, at nogle måske lokalt vil finde helt nye løsninger på gammelkendte vagtplanlægningsudfordringer. Løsninger som ingen måske har tænkt på i dag, men som vil kunne inspirere på andre hospitaler og i andre enheder både i og udenfor regionen. Så på den måde er det lidt svært at forudsige alle effekterne. Men her på sundplanlægning.dk vil vi forsøge at følge med og videreformidle de effekter, der opnås lokalt. 

Hvilke effekter kan Optima få for Region Hovedstadens patienter?

I første omgang vil det formentlig kun være alle os ansatte, som vil mærke, at vi overgår til Optima. Indtil Optima er godt indarbejdet vil det nemlig fortrinsvis være alle de basisfunktioner, vi også kender fra Tjenestetid og MinTid, der tages i brug. På sigt vil vores patienter imidlertid mærke, at vi får et bedre redskab til at planlægge og styre vagter, arbejdstid mm., i hvert fald de steder, hvor man aktivt vælger at bruge de nye muligheder, der kommer til at være i Optima. De steder vil patienterne komme til at møde sundhedsprofessionelle, som alt andet lige er lidt mindre pressede, end vi ellers ville have været. Og samtidig vil en del af dem formentlig gennemgå forløb, som alt andet lige bliver afviklet lidt mere effektivt, end de ellers ville have været. Men præcis hvilke effekter Optima vil få for patienterne, afhænger nok både af behandlingsområdet/specialet, af hvordan man i det pågældende speciale vælger at bruge Optima, og af i hvilket omfang sund planlægning i øvrigt prioriteres og løbende får opmærksomhed af den lokale ledelse.

Hvem kommer til at drive Optima rent teknisk? 

Det er Center for HR, som står for den tekniske drift af Optima, hvilket er helt tilsvarende driften af Tjenestetid og MinTid i dag. Samtidig er det ude blandt alle medarbejdere, vagtplanlæggere og ledere, at systemet får liv og indhold, så det kommer til at gøre en forskel.

Hvordan kan jeg bedst sætte min viden og mine erfaringer med vagtplanlægning i spil?

Hvis du gerne vil bidrage med ideer eller erfaringer om vagtplanlægning her på sundplanlægning.dk, så er du meget velkommen til at skrive til sundplanlægning@regionh.dk. Du kan også skrive direkte i Facebookgruppen om sund planlægning eller sende et tweet. 

Hvorfor overhovedet overgå til et nyt system? 

Kontrakten i forhold til Tjenestetid udløber snart. Der har derfor været gennemført et udbud, hvor det har været beskrevet, hvad Region Hovedstaden har haft af ønsker, og hvor forskellige leverandører har kunne byde ind i forhold til disse. Udbudsprocessen gjorde det tydeligt, at vi kunne få et system, der, bedre end det vi hidtil har haft, lever op til de behov, mange giver udtryk for, og som fremtidens sundhedsvæsen kigger ind i. Det ville derfor ikke have været rigtigt at fortsætte med Tjenestetid.   

Hvorfor er det lige præcis Optima, der er blevet valgt? 

Forud for at der i 2018 blev gennemført det EU-udbud, som førte til valget af Optima, havde en række vagtplanskoordinatorer, vagtplanlæggere og ledere givet input til, hvad de godt kunne ønske sig at det fremtidige system. Disse input blev taget med hele vejen, og var afgørende i vurderingen af, at lige præcis Optima vil give Region Hovedstaden mest kvalitet for pengene, herunder også den bedste metode og proces, vedligeholdelses- og videreudviklingsmuligheder, servicemål og vilkår i øvrigt. Funktionalitetsmæssigt har det blandt andet været afgørende for valget af Optima, at det giver mulighed for;

  • aktivitetsbaseret planlægning 
  • planlægning på tværs af faggrupper og enheder 
  • planlægning og styring på baggrund af kompetencer 
  • øget medarbejderinvolvering i planlægningsopgaven
  • en mere målrettet, intuitiv og brugervenlig medarbejderportal 
  • bedre styring og overblik over kapacitet 
  • øget gennemsigtighed og adgang til opdaterede data for alle brugergrupper 
  • automatisk vagtplanlægningsforslag på baggrund af de regler, aftaler, kompetencer og ønsker, som medarbejdere, ledere og vagtplanlæggere sætter op
  • effektiv anvendelse af data som grundlag for styring i den enkelte enhed og som ledelsesinformation til centrale beslutningstagere 
  • integration med de øvrige special- og kernesystemer; herunder sundhedsplatformen. 

Hvem står bag Optima?

Udvikleren af Optima er det verdensomspændende Allocate Software, som har hovedsæde i London. Den danske tilpasning laves i samarbejde med det skandinavisk baserede EG (af mange kendt som Silkeborg Data A/S). 

Hvem udover os har valgt at bruge Optima? 

Ca. 800.000 medarbejdere fordelt på 800 virksomheder i 11 lande bruger hver dag Optima. Hovedparten af organisationerne er beliggende i Storbritannien, Australien, Tyskland, Spanien og Sverige og er på mange måder sammenlignelige med Region Hovedstaden, både hvad angår størrelse og kompleksitet i forhold til arbejdstidsregler og kontraktforhold. Eksempelvis bruger hele sundhedsvæsenet i Storbritannien og Australien også Optima.  I Danmark er løsningen blandt andet ved at blive taget i brug i Region Midt og Fredensborg Kommune. Og flere er på vej.

Hvilke økonomiovervejelser har der været i forhold til valget af Optima? 

Da vi gennemførte udbudsrunden viste Optima sig samlet set både bedre og billigere at indkøbe end de konkurrerende systemer, og også bedre og billigere end det system vi hidtil har haft. Når det kan lade sig gøre, er det formentlig, fordi der er kommet større konkurrence i markedet for sådanne systemer. Den største gevinst ved Optima ligger imidlertid ikke i selve indkøbet, men i at systemet er udviklet for at understøtte, at man lokalt anvender sine medarbejderressourcer endnu mere kvalificeret. Det betyder ikke nødvendigvis, at man vil spare penge. Derfor har det heller ikke været en forudsætning for beslutningen om at vælge Optima, at der skulle være nogen økonomiske gevinster herved.

Er Optima en smutvej til at spare medarbejderressourcer? 

Optima kan hjælpe til, at man lokalt anvender medarbejderressourcerne mere kvalificeret. Det er imidlertid ikke ensbetydende med, at man vil spare medarbejderressourcer. Det kan ligeså godt bruges til at sikre bedre patientforløb og patientbehandling og samtidig tage hensyn til presset på medarbejderne. Optima gør det meget tydeligt for vagtplanlæggere og ledere, hvilke konsekvenser en konkret planlægning har, men hvordan man vælger at bruge denne viden, er noget man lokalt kan afgøre.

Nødvendiggør Optima en centralisering af vagtplanlægningen? 

Man har altid på det enkelte hospital kunne vælge at centralisere eller decentralisere vagtplanlægningen, alt efter hvad man har fundet bedst understøttende for arbejdet. Det ændrer Optima ikke på. Optima virker lige fint, uanset om vagtplanlægningen foregår decentralt eller centralt. Så det vil være andre hensyn, der vil være afgørende for, hvordan man organisatorisk placerer vagtplanlægningen. 

Hvad er nyt i Optima?

Brugergrænsefladen vil selvfølgelig være lidt anderledes og vi arbejder for, at mange medarbejdere vil opleve den lettere og mere intuitiv. Ledere vil lettere kunne danne sig et øjeblikkeligt overblik over egen enhed. Og vagtplanlæggerne får lettere ved at planlægge aktivitetsbaseret og på tværs af afdelinger, faggrupper og kompetencer. 

Hvem kan jeg stille spørgsmål til om Optima?

Har du spørgsmål, ideer eller kommentarer om Optima, som bedst kan svares på lokalt, så skal du naturligvis fortsat bare tage dem op med dine kolleger, din vagtplanlægger eller leder. Har du spørgsmål, ideer eller kommentarer af mere almen karakter, som der ikke rigtigt bliver svaret på her på sitet, så skriv endelig til sundplanlægning@regionh.dk. Vi sidder et lille team i Center for HR og arbejder med sund planlægning. Vi tjekker løbende om der er spørgsmål og ideer, som vi kan svare på, kommenterer eller videreformidle. På den måde vil flest muligt forhåbentligt kunne få gavn af dit input.