Overgangen til Optima



Hvornår overgår vi til Optima? 

Hvordan bliver processen med at overgå til Optima? 

Hvad forventes jeg at gøre i overgangen til Optima? 

Hvordan følger jeg bedst muligt med, når der kommer noget nyt? 

Hvem er med til at forberede tilpasning af Optima til min enhed? 

Hvad sker der med alle mine oplysninger i overgangen til Optima? 

Skal jeg vagtplanlægge som jeg plejer?

Kan jeg se, ønske og bytte mine vagter som jeg plejer?

Hvem kan jeg stille spørgsmål til om overgangen til Optima?


Hvornår overgår vi til Optima? 

Først når Center for HR har mødtes med alle direktionerne for hospitaler, koncerncentre og virksomheder for at aftale, hvornår det passer den enkelte enhed at overgå til Optima, vil der blive lavet en udrulningsplan. Og så snart denne er vedtaget, vil den blive kommunikeret ud her på sundplanlægning.dk, i Facebookgruppen om sund planlægning og lokalt i relevante fora. Man vil således kunne få at vide flere måneder i forvejen, hvordan ens enhed skal overgå til Optima.

Hvordan bliver processen med at overgå til Optima? 

Overgangen til Optima tilrettelægges i samarbejde mellem Center for HR og hvert enkelt hospital, koncerncenter eller virksomhed. Alt efter ansættelsessted og om man er medarbejder, leder eller vagtplanlægger vil der være forskellige tilbud, som alle klæder én godt på. Ambitionen er således at alle meget hurtigt vil være i stand til at bruge alle de basisfunktionaliteter, vi har brug for. Når vi er blevet fortrolige med alle basisfunktionaliterne, vil vi i næste fase få mulighed for at bruge alle ekstrafunktionaliteterne. Hvornår og hvordan, dette sker, tilrettelægges i samspil med hvert hospital, koncerncenter og virksomhed – gerne så det tager højde for og evt. spiller sammen med andre organisatoriske processer, særlige lokale behov eller andet. 

Hvad forventes jeg at gøre i overgangen til Optima? 

På et tidspunkt vil du selvfølgelig skulle sætte dig ind i systemet ud fra de undervisningstilbud, der kommer. Men lige her og nu, hvor rækkefølgen for hvornår hvem skal i gang med at bruge Optima ikke er besluttet, vil det være super godt, hvis du blot følger med her på sundplanlægning.dk og i Facebookgruppen om sund planlægning. Du er begge steder meget velkommen til at stille spørgsmål, hvis der er noget, som er uklart, eller komme med forslag til, hvordan vi styrker arbejdet med sund planlægning. Hvis I ude hos dig allerede har gode erfaringer med sund planlægning, må du meget gerne fortælle om dem på Facebooksiden, så andre måske kan blive inspireret af jer. I kan også allerede nu gå i gang med at overveje internt, om der mon kunne være nogle ting i vagtplanlægningen, som I med fordel på et eller andet tidspunkt kunne gøre anderledes.

Hvordan følger jeg bedst muligt med, når der kommer noget nyt? 

Først og fremmest vil det være din lokale ledelse, som vil fortælle dig det, de vurderer, du har brug for, på det tidspunkt hvor de finder det mest hensigtsmæssigt. Men herudover, så vil sundplanlægning.dk løbende samle alt det vigtigste materiale, så hvis du mangler information, er du altid velkommen til at se, om du kan finde det her på siden. Facebookgruppen om sund planlægning er tænkt som et dialogforum, hvor alle, der arbejder med eller gerne vil arbejde med sund planlægning, kan inspirere hinanden, stille spørgsmål og debattere. Herudover vil der indimellem blive informeret i nyhedsbreve – fx til vagtplanlæggerne.

Hvem er med til at forberede tilpasning af Optima til min enhed? 

Allerede før udbudet om valg af nyt elektronisk værktøj blev formuleret, har vagtplankoordinatorer, vagtplanlæggere og ledere fra klinikken været med til at opstille kriterierne for, hvad det nye system skal kunne. Umiddelbart efter valget af Optima, er de egentlig indledende forberedelser gået i gang med involvering af alle lokale vagtplankoordinatorer fra hospitalerne i efteråret 2018. Fra koncerncentre og øvrige virksomheder har der været deltagelse fra systemspecialister og implementeringskonsulenter fra Center for HR. Dette indledende arbejde fortsætter her i begyndelsen af 2019. 
Når man som hospital eller afdeling på et senere tidspunkt skal til at overgå til Optima, så vil lokale ledere og vagtplanlæggere blive involveret mere direkte i en dialog om, hvordan man fremadrettet ønsker at vagtplanlægge. Det er således lokalt, at man beslutter, hvilke rammer man ønsker, der skal være for vagtplanlægningen, og hvem man gerne vil give mandat til at træffe beslutninger om hvad.  

Hvad sker der med alle mine oplysninger i overgangen til Optima? 

Alle dine medarbejderdata i forhold til, hvornår du er blevet ansat, stillingskategori, normtider, søndags- og nattillæg, ferieregnskab, optjent overarbejde og alle andre overenskomstmæssige rettigheder, vil blive automatisk overført. Der er således ikke nogle timer eller rettigheder, der går tabt i konverteringen. Eller udtrykt positivt: Alle de rettigheder du har i det nuværende system, dem vil du også have, når du overgår til Optima. 

Skal jeg vagtplanlægge som jeg plejer?

Du kan vælge at vagtplanlægge fuldstændig som du plejer. Men du kan også vælge at udnytte alle de nye muligheder, som Optima giver. Blandt andet i forhold til at planlægge på tværs af faggrupper og afsnit, afdelinger, enheder, kompetencer mv.  

Kan jeg se, ønske og bytte mine vagter som jeg plejer?

Som udgangspunkt muliggør Optima, at du godt kan både se, ønske og bytte dine vagter, som du plejer. Lokalt skal man tage stilling til, om der skal gælde de samme retningslinjer som nu, eller der skal laves noget om. På den måde sikrer systemet en hvis klarhed i forhold til hvornår og hvordan ønsker til vagter kan imødekommes, samt hvordan evt. individuelle hensyn til medarbejderes ønsker og behov kan imødekommes.

Hvem kan jeg stille spørgsmål til om overgangen til Optima?

Har du spørgsmål, ideer eller kommentarer til overgangen til Optima, som mest angår din egen enhed, så er du selvfølgelig velkommen til at tage dem op med dine kolleger, din vagtplanlægger eller leder allerede nu. Har du spørgsmål, ideer eller kommentarer af mere almen karakter, som der ikke rigtigt bliver svaret på her på sitet, så skriv endelig til sundplanlægning@regionh.dk. Vi sidder et lille team i Center for HR og arbejder med sund planlægning. Vi tjekker løbende om der er spørgsmål og ideer, som vi kan svare på, kommenterer eller videreformidle. På den måde vil flest muligt forhåbentligt kunne få gavn af dit input.