​​

Databehandleraftaler og aftaler med fælles dataansvar

​​Når du som forsker inddrager en ekstern samarbejdspartner (databehandler) til at behandle personoplysninger for dig i dit forskningsprojekt, eller du indgår i et fælles forskningsprojekt med en eller flere eksterne samarbejdspartnere, er der en række forhold, som du skal være opmærksom på. 

Forskellige typer af samarbejde 

Fremgangsmåden og den aftaletype, der skal anvendes til at regulere de databeskyttelsesretlige forhold, afhænger af, hvilken type samarbejde der er tale om.


Hvis du benytter en ekstern databehandler i dit forskningsprojekt

Hvis du benytter en ekstern samarbejdspartner (databehandler), der skal hjælpe dig med at behandle personoplysninger i dit forskningsprojekt, skal du indgå en databehandleraftale med vedkommende. Det kan eksempelvis være tilfældet, hvis et universitet skal hjælpe dig med at analysere biologisk materiale eller foretage statistiske beregninger for dig. 
Det kan ligeledes være, når du udfører et klinisk forsøg, der også skal forgå på andre hospitaler i andre regioner. 

Et andet hyppigt anvendt eksempel er, når en ekstern part skal hjælpe med en spørgeskemaundersøgelse eller interview. Ligeledes gælder, hvis forskningsprojektets data hostes hos en ekstern part, eller du skal have en virksomhed til at udvikle en app for dig. 

Kort sagt vil det være alle de situationer, hvor en ekstern part skal behandle personoplysninger for dig som led i dit forskningsprojekt. Ofte benyttes en databehandler i et forskningsprojekt på baggrund af vedkommendes specialviden. Det afgørende er, at databehandleren behandler personoplysningerne til brug for dit forskningsprojekt. 

Hvilken databehandleraftaleskabelon du skal benytte, afhænger af databehandlerens geografiske placering. 

Fire forskellige typer af databehandleraftaler

Der findes følgende typer af databehandleraftaleskabeloner:
  • Type 1 - Databehandleraftale på dansk til brug inden for Danmarks grænser (regioner og private virksomheder).
  • Type 2 - Databehandleraftale på dansk til brug inden for Danmarks grænser (offentlige sundhedsmyndigheder, kommuner og praksissektoren).
  • Type 3 - Databehandleraftale på engelsk til brug inden for EU og EØS.
  • Type 4 - Databehandleraftale på engelsk til brug uden for EU og EØS (tredjelande). Denne skabelon fremsendes af din sagsbehandler i Videncenter for Dataanmeldelser. Læs nærmere nedenfor under "særligt brugen af eksterne databehandlere i et tredjeland".

Vær opmærksom på, at skabelonerne opdateres løbende. Derfor anbefaler vi at du først henter skabelonen fra vores hjemmeside, når du skal indgå en databehandleraftale, så du ikke får bruger en forældet version.

Dit udkast til databehandleraftalen skal u​ploades på dit forskningsprojekts registrering i Pactius i wordformat. Din sagsbehandler skal nok oplyse dig om, når databehandleraftalen er klar til underskrift.


Særligt ved brug af eksterne databehandlere i et tredjeland

​​Hvis en ekstern part fra et tredjeland skal udføre en opgave for dig i dit forskningsprojekt, skal der udover databehandleraftalen også være et overførselsgrundlag. I vores databehandleraftale på engelsk til brug uden for EU og EØS (tredjelande) er både databehandlingen og overførslen reguleret. 

Førend vores databehandleraftale til brug udenfor EU/EØS kan benyttes skal der foretages en landevurdering/beskyttelsesanalyse for at sikre, at den eksterne databehandler i praksis, kan leve op til de krav, der stilles ved tredjelandsoverførslen.  

Når du tilføjer en ekstern databehandler i et tredjeland til din projektregistrering i Pactius, skal du derfor ikke oploade en databehandleraftale til at starte med. Din sagsbehandler vil fremsende nogle spørgsmål vedr. databehandlingen hos den eksterne part, som vi benytter til at foretage landevurderingen/beskyttelsesanalysen. Såfremt det vurderes at det er sikkert at benytte den eksterne databehandler vil databehandleraftalen blive udleveret og kan udfyldes.   


Hvis du deltager i et fælles forskningsprojekt med en eller flere eksterne samarbejdsparter

​Hvis du deltager i et fælles forskningsprojekt, hvor I i fællesskab har besluttet forskningsprojektets formål og hjælpemidler, skal der indgås en aftale om fælles dataansvar mellem parterne.  

Region Hovedstaden er ved at udarbejde retningslinjer for dette, og vi vil hurtigst muligt opdatere vores hjemmeside med den relevante information samt en skabelon til aftaler om fælles dataansvar. 





Redaktør