​​​​

Intern overladelse og videregivelse

​Når du som forsker ønsker at dele data fra dit forskningsprojekt med et andet godkendt forskningsprojekt med et selvstændigt formål, er der en række forhold, som du skal være opmærksom på. Fremgangsmåden afhænger af, hvor det modtagende forskningsprojekt udgår fra. 

Hvad er overladelse

Overladelse er når der overføres personoplysninger mellem to selvstændige forskningsprojekter i Region Hovedstaden med egne formål og egne tilladelser. 
Det modtagende forskningsprojekt får data til viderebehandling til sit eget forskningsformål. Formålene skal dog være sammenlignelige.

I den situation vil der alene være tale om en datastrøm mellem to selvstændige forskningsprojekter inden for Region Hovedstaden.

I vores vejledning til Pactius, har vi beskrevet, hvad du skal være opmærksom på ved overladelse mellem to interne forskningsprojekter i Region Hovedstaden, samt hvordan det skal registreres i Pactius. 
Der er tale om videregivelse når der overføres persondata mellem et selvstændigt forskningsprojekt i Region Hovedstaden og et selvstændigt forskningsprojekt udenfor Region Hovedstaden med egne formål og med egne tilladelser. 
I den situation vil der være tale om en datastrøm der enten udgår fra, eller indføres i, et selvstændigt forskningsprojekt i Region Hovedstaden.

Nedenfor på siden kan du læse mere om de forskellige typer af videregivelse. Vær opmærksom på, at der tages udgangspunkt i, at du er afsender. Dvs. hvis du skal videregive persondata fra dit forskningsprojekt.

I samme vejledning til Pactius kan du også læse mere om, hvad der gør sig gældende samt hvordan det skal registreres i Pactius, hvis du i dit forskningsprojekt skal modtage persondata fra et eksternt forskningsprojekt godkendt udenfor Region Hovedstaden.


Ekstern videregivelse, godkendt udenfor Region Hovedstaden, men inden for EU/EØS

Skal du videregive personoplysninger fra dit forskningsprojekt til selvstændigt brug i et andet forskningsprojekt uden for Region Hovedstaden, men inden for EU/EØS, skal du være opmærksom på, at der gælder forskellige regler afhængig af, om der er tale om biologisk materiale (våde data) eller elektroniske data og papir materiale (tørre data).​

Biologisk materiale
Skal du videregive biologisk materiale fra dit forskningsprojekt, skal du have en forudgående tilladelse fra Datatilsynet.

Datatilsynet vil også kunne give tilladelse til at eventuelle elektroniske data eller papirmateriale, der hænger sammen med det biologiske materiale, kan videregives sammen med det biologiske materiale. Dermed kan du nøjes med at lave én samlet ansøgning om videregivelsen.


Dit udkast til udfyldelse af blanketten skal i forbindelse med at forskningsprojektet sendes til godkendelse i Pactius, også sendes til Videnscenter for Dataanmeldelser på e-mail (se boks i højre side).

Husk at angive hvilket forskningsprojekt, som blanketten tilhører. Så sørger vi for, at blanketten videresendes til din sagsbehandler. Du er også velkommen til selv at fremsende blanketten til din sagsbehandler, når du har fået tildelt en.

Vi hjælper dig  med at kvalificere udfyldelsen af blanketten inden fremsendelse til Datatilsynet.

Kun elektroniske data eller papirmateriale
Hvis du kun skal videregive elektroniske data eller papirmateriale, kan Videncenter for Dataanmeldelser give tilladelse til videregivelsen. 


​Dit udkast til udfyldelse af blanketten skal i forbindelse med at forskningsprojektet sendes til godkendelse i Pactius, også sendes til Videnscenter for Dataanmeldelser (se boks i højre side).

Husk at angive hvilket forskningsprojekt, som blanketten tilhører, så sørger vi for, at blanketten videresendes til din sagsbehandler, når du får tildelt en sagsbehandler. Du er også velkommen til selv at fremsende blanketten til din sagsbehandler, efter du har fået tildelt en sagsbehandler.


Ekstern videregivelse godkendt uden for EU/EØS

Hvis du skal videregive personoplysninger fra dit forskningsprojekt til selvstændigt brug i et andet forskningsprojekt uden for EU/EØS, skal du altid søge Datatilsynet om tilladelse til videregivelsen, uanset om der er tale om biologisk materiale (våde data) og/eller elektroniske data og papir materiale (tørre data).

I den forbindelse skal du også være opmærksom på, at du videregiver personoplysninger til et tredjeland, og der derfor skal der være et overførselsgrundlag.


Når du skal videregive personoplysninger til et forskningsprojekt uden for EU/EØS, skal der også være et overførselsgrundlag. Førend EU kommissionens skabelon til brug for overførslen kan udfyldes, skal der foretages en landevurdering/beskyttelsesanalyse for at sikre, at modtageren i tredjelandet i praksis, kan leve op til de krav, der stilles ved tredjelandsoverførslen. 

Når du tilføjer modtageren i tredjelandet til din projektregistrering i Pactius, vil din sagsbehandler fremsende nogle spørgsmål vedr. databehandlingen hos den eksterne part, som vi benytter til at foretage landevurderingen/beskyttelsesanalysen. Såfremt det vurderes at det er sikkert at overføre data til projektet i tredjelandet vil EU kommissionens skabelon blive udleveret og kan udfyldes.  
  
Dit udkast til udfyldelse af Datatilsynets blanket sendes til Videnscenter for Dataanmeldelser (se boks i højre side).

Bemærk at forskningsprojektet skal sendes til godkendelse i Pactius. Husk at angive hvilket forskningsprojekt blanketten tilhører, så sørger vi for, at blanketten videresendes til din sagsbehandler, når du får tildelt en. Du er også velkommen til selv at fremsende blanketten til din sagsbehandler, når du har fået tildelt din sagsbehandler. 

Vi hjælper dig med at kvalificere udfyldelsen af blanketten inden fremsendelse til Datatilsynet.
Landevurderingen/beskyttelsesanalysen der foretages forud for at EU kommissionens skabelon kan benyttes, foretages af din sagsbehandler hos os og den skal derfor ikke sendes til Datatilsynet.​



Videregivelse til tidsskrifter som led i publikation

Hvis du som led i en publikation skal dele personoplysninger med tidsskriftet, skal du have Datatilsynets tilladelse til videregivelsen.

Det kan være tilfældet, hvis du for at kunne publicere artiklen skal medsende baggrundsoplysninger eller gøre dine data tilgængelige i en database. Hvis disse oplysninger er pseudnonymiserede eller du selv eller andre har mulighed for at identificere personer på baggrund af personoplysningerne, hvis der fx er tale om sjældne sygdomme eller få deltagere, vil du skulle søge om tilladelse til videregivelsen hos Datatilsynet.

Hvis tidsskriftet er beliggende i et tredjeland, skal der også være et overførselsgrundlag.

Såfremt det alene er en artikel, der videregives, som ikke indeholder personhenførbare personoplysninger, kræves der ikke Datatilsynets tilladelse eller et overførselsgrundlag, også selvom tidsskriftet er beliggende i et tredjeland. Det skal dog bemærkes, at det er meget vanskeligt at anonymisere oplysninger pga. den teknologiske udvikling.


Er tidsskriftet beliggende i et tredjeland, skal der også være et overførselsgrundlag., 
Førend EU kommissionens skabelon til brug for overførslen kan udfyldes, skal der foretages en landevurdering/beskyttelsesanalyse for at sikre, at modtageren i tredjelandet i praksis, kan leve op til de krav, der stilles ved tredjelandsoverførslen. 

Når du fremsender dit udkast til Datatilsynets blanket til vores fælles postkasse bedes du ligeledes oplyse om det vedr. et tidsskrift beliggende i et tredjeland. Hvis tidsskriftet er beliggende i et tredjeland, vil en medarbejder hos os fremsende nogle spørgsmål vedr. databehandlingen hos den eksterne part, som vi benytter til at foretage landevurderingen/beskyttelsesanalysen. Såfremt det vurderes at det er sikkert at overføre data til projektet i tredjelandet vil EU kommissionens skabelon blive udleveret og kan udfyldes.  

Udover at foretage landevurderingen/beskyttelsesanalysen der foretages forud for at EU kommissionens skabelon kan benyttes, hjælper vi også med at kvalificere udfyldelsen inden fremsendelse til Datatilsynet.



Videregivelse til en bachelor- eller specialestuderende til brug i vedkommendes bachelor- eller specialeprojekt

Hvis du skal videregive personoplysninger fra dit forskningsprojekt til en studerende til brug for vedkommendes bachelor- eller specialeprojekt, skal der laves en videregivelse. Dette gælder også selvom den studerende er ansat i Region Hovedstaden og deltager i udførelsen af dit forskningsprojekt. 

Årsagen er, at formålet med den studerendes bachelor- eller specialeprojekt er at færdiggøre sin uddannelse og dermed har et selvstændigt formål med at få videregivet oplysningerne, der er forskelligt fra formålet med dit forskningsprojekt.
 
Det er muligt, at den studerendes opgave også skal indgå som en del af dit samlede forskningsprojekt. Det ændrer dog ikke ved, at den studerende har et selvstændigt formål. Den studerendes bachelor- eller specialeprojekt kan derfor heller ikke registreres på Region Hovedstadens forskningsfortegnelse i Pactius.

Hvis du skal videregive personoplysninger fra dit forskningsprojekt til en studerende til brug for vedkommendes bachelor- eller specialeprojekt, kan Videncenter for Dataanmeldelser give tilladelse til videregivelsen. 



Dit udkast til udfyldelse af blanketten skal i forbindelse med at forskningsprojektet sendes til godkendelse i Pactius, sendes til Videnscenter for Dataanmeldelser på e-mail (se boks i højre side).

Husk at angive hvilket forskningsprojekt blanketten tilhører. Så sørger vi for, at blanketten videresendes til din sagsbehandler, når du får tildelt en. Du er også velkommen til selv at fremsende blanketten til din sagsbehandler, når du har fået tildelt denne. 

Der kan som udgangspunkt ikke videregives biologisk materiale til brug for et bachelor- eller specialeprojekt. Det skyldes, at studerende anses som værende selvstændigt dataansvarlige, og at studerende ikke vil have de korrekte faciliteter til at opbevare det konkrete materiale.



Redaktør