​​​​​

Sådan registrerer du dit forskningsprojekt

​Forskningsfortegnelsen er en fortegnelse over alle de forskningsprojekter, der udgår fra Region Hovedstaden. Hvis du, som forsker ansat i Region Hovedstaden, er ansvarlig for et forskningsprojekt, skal du derfor sikre dig, at dit forskningsprojekt er registeret på forskningsfortegnelsen i Pactius.

Hvorfor skal jeg registrere mit forskningsprojekt?

Når du registrerer dit forskningsprojekt i Pactius skaber det overblik over dataflowet i forskningsprojektet. I Pactius skal du bl.a. registrere hvem du behandler data om, hvilke kategorier af data du behandler, og hvor du får dine data fra. Ligeledes skal det registreres om eksterne partere er involverede i databehandlingen, om du skal videregive data til et andet forskningsprojekt til selvstændigt brug, og hvilke systemer du benytter til opbevaring og bearbejdning af dine forskningsdata.

Anvender du et it-system, app eller lign., som ikke er hentet i software-shoppen, skal det godkendes eller dispenseres af CIMT, inden du registrerer dit forskningsprojekt i Pactius. 


Hvordan registrerer jeg mit forskningsprojekt i Pactius?

I boksen til højre finder du links til Pactius og vores vejledning til registrering af dit forskningsprojekt.

I vejledningen vil du bl.a. blive guidet igennem eventuelle særlige forhold, der kan gøre sig gældende, og i hvilke tilfælde du fx skal udfylde en databehandleraftale eller en videregivelsesblanket mv.

Vi har også udarbejdet en skabelon, der kan benyttes i forbindelse med dokumentation af, hvilke interne medarbejdere ansat i Region Hovedstaden der deltager i forskningsprojektet, samt opbevaringssteder for papir, flytbare medier, biologiske prøver samt elektroniske mapper. Det er valgfrit, om netop denne skabelon benyttes eller ej. Det er dog obligatorisk for den projektansvarlige at føre en liste over interne medarbejdere og opbevaringssteder. 
Find skabelonen til interne lister

Det er kun forskningsprojekter, hvor du er helt eller delvist ansvarlig for forskningsprojektet, der skal registreres i Pactius. Er du i tvivl om, hvilken databeskyttelsesretlig rolle du eller andre har i forskningsprojektet, kan vi hjælpe dig med at vurdere dette. 
Du kan læse mere og finde vores skema til vurderingen af de databeskyttelsesretlige roller nedenfor under fanen: ”Vurdering af databeskyttelsesretlige roller”.




Vurdering af databeskyttelsesretlige roller

Det kan være udfordrende at vurdere, hvilken databeskyttelsesretlig rolle du har i forskningsprojektet, særligt hvis du også har eksterne samarbejdspartnere.
Hvilken databeskyttelsesretlig rolle, du og eventuelle øvrige samarbejdspartnere har i forskningsprojektet, er dog vigtigt at få afklaret, inden du går i gang med forskningsprojektet, da det både kan have betydning for, hvilke aftaler der skal indgås, og om forskningsprojektet skal registres hos os.

Der findes tre former for databeskyttelsesretlige roller: selvstændig dataansvarlig, fælles dataansvar og databehandler 

Selvstændig dataansvarlig: Hvis man alene afgør med hvilket formål og med hvilke hjælpemidler, der behandles personoplysninger i et forskningsprojekt.

Fælles dataansvar: Hvis man i fællesskab afgør med hvilket formål og med hvilke hjælpemidler, der behandles personoplysninger i et forskningsprojekt. Der er altså ikke tale om et fælles dataansvar, hvis en behandling af personoplysninger alene foretages til den ene parts formål.

Databehandler: En myndighed, virksomhed eller person der behandler personoplysninger på vegne af  en selvstændig dataansvarlig eller et fælles dataansvar i et forskningsprojekt. En databehandler kan godt arbejde efter instruks og samtidig have indflydelse på opgavens udførelse. Det afgørende er, at databehandleren behandler personoplysningerne til brug for den dataansvarliges forskningsprojekt.

Er du databehandler, skal forskningsprojektet ikke registers i Pactius.



Er du i tvivl om, hvilken rolle du og/eller eventuelle samarbejdspartnere har i forskningsprojektet, hjælper vi dig gerne med vurderingen. 

For at vi kan hjælpe dig bedst muligt bedes du udfylde skemaet "Vurdering af Region​ Hovedstadens databeskyttelsesretlige rolle i et forskningsprojekt (word).

Når du har udfyldt skemaet bedes du sende det til vores fælles postkasse (se boksen i højre hjørne).
Vi vender tilbage til dig med en vurdering eller opklarende spørgsmål hurtigst muligt.​


Pactius - brugeroprettelse og genåbning ved behov for ændring

Hvis du ønsker at blive oprettet som bruger i Pactius, skal du sende en mail til vores fælles postkasse (se boks i højre hjørne), hvor du oplyser en RegH mail, dit ansættelsessted (fx hospital) og at du ønsker at blive oprettet som pactiusbruger Du vil som udgangspunkt blive oprettet som bruger i løbet af et par dage.

Får du brug for at lave en ændring til et forskningsprojekt, som du allerede har fået godkendt i Pactius, skal du kontakte os for at få genåbnet forskningsprojektet i Pactius. For at genåbne dit forskningsprojekt bedes du angive den titel, som forskningsprojektet er registeret under i Pactius. 
Du kan kontakte os via vores fælles telefon eller fælles postkasse.

Hvis din ændring omfatter, at forskningsprojektet skal flyttes fra dig til en ny kontaktperson, bedes du angive navn og RegH-mail på den person, som forskningsprojektet ønskes overflyttet til. Hvis vedkommende endnu ikke er oprettet som bruger i Pactius, skal det gøres først.

Ønsker du at lave en ændring til et forskningsprojekt, som du har anmeldt via vores gamle anmeldelsesblanketter, skal du registrere det i Pactius på samme måde, som hvis det var et nyt forskningsprojekt. Husk at oplyse din oprindelige godkendelsesdato og godkendelsesnummer. Udover ændringen skal du også registrere de oplysninger, som forsat gør sig gældende, da vi arkivere din gamle anmeldelse. Mange af oplysningerne vil du kunne kopiere over fra dine gamle anmeldelsesblanketter.




Sagsproces og ventetider

Videnscenter for Dataanmeldelser oplever pt. en ekstraordinær stor sagsbelastning, og der er derfor forlænget sagsbehandlingstid. 

Der kan gå op til 8 uger, fra du registrerer dit forskningsprojekt i Pactius, til du får tildelt en sagsbehandler. Vi anbefaler derfor, at du registrerer dit forskningsprojekt i god tid. Når dit projekt er fordelt, vil vedkommende kontakte dig.  
Hvis dit forskningsprojekt haster, og det opfylder en af nedenstående kriterier, vil vi forsøge at opprioritere det:  

1. Der er tale om et COVID-19 forskningsprojekt
2. Du står til at miste økonomisk støtte (fremsend gerne dokumentation for fristen, så vi kan forsøge          tage højde for den) 
3. Hvis du ikke kan færdiggøre din uddannelse pga. manglende sagsbehandling af projektet    

Såfremt at dit forskningsprojekt ikke falder indenfor 1 af de 3 ovenstående kriterier, kan vi på nuværende tidspunkt ikke garantere, at dit forskningsprojekt bliver opprioriteret. 




Redaktør