Juridisk kontraktgennemgang

Få et overblik over sagsbehandlingen trin for trin, så du ved, hvad der sker hvornår, og hvad du selv kan for at gøre sagsbehandlingen hurtigere og mere smidig.

Indse​​nd din sag om ny kontrakt

Når du skal lave en ny forskningskontrakt med en ekstern samarbejdspartner, skal du sende din sag til Jura og Kontrakter-teamet i Center for Regional Udvikling.

Efter kontrakten er blevet fordelt til en juridisk sagsbehandler, modtager du en bekræftelsesmail fra sagsbehandleren, som har fået kontrakten tildelt.

Bekræftelsesmailen kan, afhængig af sagen og af hvor mange oplysninger vi eventuelt mangler, indeholde flere spørgsmål, som du skal besvare, inden sagsbehandlingen kan gå videre. Eksempelvis kan vi ikke godkende din aftale før, at vi har sikret os, at din nærmeste chef er orienteret om den pågældende aftale (se mere i Tjeklisten nedenfor).

Gennemgang og forhandling

Når sagsbehandlerne har modtaget kontrakten og sendt en bekræftelsesmail på modtagelse, vil vedkommende foretage en gennemlæsning. Hvis det er nødvendigt, vil sagsbehandleren lave 1. kommentering af kontrakten. Hvis der ikke foreligger et udkast fra modparten, går sagsbehandleren i dialog med dig med henblik på at udarbejde et udkast, der passer til samarbejdet.

Du skal være opmærksom på, at du kun får tilsendt et kontraktudkast inden det sendes direkte til den eksterne part, hvis:

  • Vi har spørgsmål til dig
  • Vi ikke har modtaget kontaktoplysninger på den eksterne part
  • Du har givet udtryk for, at du gerne vil læse udkastet i gennem inden afsendelse
  • Du har bedt om, at al dialog skal foregå gennem dig (se mere i Tjeklisten nedenfor)​

Når kontraktudkastet er sendt til den eksterne part, starter den egentlige forhandling af det juridiske indhold.

Kliniske og økonom​​iske forhold forhandler du selv

De kliniske og økonomiske forhold skal du selv eller din afdeling forhandle og godkende. Er du i tvivl om grænsefladen mellem de kliniske, økonomiske og juridiske forhold er du meget velkommen til at kontakte os. 

Forhandlingen af de juridiske forhold og de økonomiske og kliniske forhold kan med fordel foregå på samme tid.​

Kontrakten god​​kendes

Godkendelsen sker i form af en e-mail til dig og eventuelt den eksterne part, hvor den godkendte version er vedhæftet.

Du skal være opmærksom på, at det er denne godkendelsesmail, du skal vedlægge eller videresende til den underskriftberettigede. På den måde kan vedkommende være sikker på, at aftalen er godkendt af jurateamet.

Se evt. reglerne for hvem der må underskrive.

Den samlede sagsbehand​lingstid

Vi behandler sagerne hurtigst muligt, men i perioder har vi ekstraordinært travlt. Det betyder, at der i nogle tilfælde kan være en længere sagsbehandlingstid. Hvis dette er tilfældet, får du naturligvis besked.
 
Den samlede sagsbehandlingstid (tiden fra vi har modtaget sagen, og til aftalen er underskrevet) er afhængig af dine og den eksterne samarbejdspartners sagsbehandlings- og responstider, ligesom den er afhængig af sagsbyrden hos os.

Hvad kan du se​​lv gøre for at sagsbehandlingen går hurtigere

I tjeklisten kan du se, hvordan du kan hjælpe os med at gøre sagsbehandlingen hurtigere og mere smidig. 

Tjekli​ste: 

  • ​Sørg for at den eksterne part ved, hvem der er den underskriftsberettigede, så dette kan påføres aftalen
  • ​Bed den eksterne part om at sende aftalen til dig/hospitalet i det rigtige format (ulåst word)
  • Skriv kontooplysninger ind i kontrakten
  • Gør den eksterne part opmærksom på, at aftalen som udgangspunkt skal indeholde dansk lovvalg og værneting
  • Sørg for, at fremsendelsesmail indeholder alle nedenstående punkter (dette sparer mindst én sagsgang):​
    1. ​​Sæt din nærmeste leder CC på fremsendelsesmailen
    2. Oplys hvilket firma og/eller CRO eller anden ekstern part aftalen skal indgås med
    3. Oplys hvordan du og/eller din forskningssekretær ønskes involveret i forhandlingerne: 
      • ​hvem skal vi kontakte dig eller din forskningssekretær?
      • vil du eller din forskningssekretær tage dialogen med virksomheden eller skal al korrespondance gå gennem os?
      • vil du/I CC på alt – eller kun de mest relevante mails?​
    4. Oplys om eventuelle økonomiske forhold i aftalen er afklaret og godkendt af de relevante parter
    5. Oplys om der er en særlig deadline på aftalen (skriv det gerne i emnefeltet)​
    6. Oplys om du selv har gennemgået aftalen, og om du har indvendinger/ændringer til aftalen og i givet fald hvad disse måtte vedrøre
    7. Oplys om der er tale om et multicenter studie, især hvis der er flere danske sites
    8. Sender du aftalen på vegne af en forsker, skal der stå hvem. Sæt forskeren CC på fremsendelsesmailen
    9. Vedhæft alle bilag ved den første mail
    10. Vedhæft oprindelig kontrakt ved amendments/tillæg
    11. Send kontrakten i ulåst word-format

Redaktør