Proces for sagsbehandling

Få et overblik over sagsbehandlingen trin for trin, så du ved, hvad der sker hvornår, og hvad du selv kan for at gøre sagsbehandlingen hurtigere og mere smidig

​Bemærk: Procedurerne for gennemgang og godkendelse af visse former for forskningskontrakter ændres pr. 1. januar 2018.

Ny procedure for godkendelse og underskrift:
Følgende kontrakttyper skal pr. 1. januar 2018 som udgangspunkt hverken gennemgås og godkendes af Center for Regional Udvikling eller underskrives af direktionen for det pågældende hospital eller psykiatriske center:

  • Amendments/Tillægsaftaler
  • Materiel Transfer Agreements (gælder kun de tilfælde, hvor den pågældende afdeling benytter den af Center for Regional Udvikling udarbejdede standard-kontrakt)

De enkelte afdelinger vil således fra 1. januar 2018 have ansvaret for gennemgang af de ovenfornævnte kontrakttyper. Endvidere vil afdelingsledelsen for den pågældende hospitalsafdeling samt centerledelsen for det pågældende psykiatriske center, være underskriftberettigede.

Ny procedure for underskrift:
For følgende kontrakttyper vil der pr. 1. januar 2018 som udgangspunkt ikke være krav om underskrift fra hospitalsdirektionen. Center for Regional Udvikling skal fortsat gennemgå og godkende kontrakterne inden underskrift:

  • Konsulentaftaler
  • Hemmeligholdelsesaftaler
  • Donationsaftaler, som ikke indeholder forpligtelser

Afdelingsledelsen for de enkelte hospitalsafdelinger samt centerledelsen for de enkel-te psykiatriske centre vil således fra 1. januar 2018 være underskriftberettigede for så vidt angår de ovenfor nævnte kontrakter."

Indse​​nd din sag om ny kontrakt

Når du skal lave en ny forskningskontrakt med en ekstern samarbejdspartner, skal du sende din sag til Jura og Kontrakter-teamet i Enheden for Forskning og Innovation på stb-kontrakter@regionh.dk.

Senest 3 dage efter vil du modtage en bekræftelsesmail fra den juridiske konsulent, som har fået sagen. 

Bekræftelsesmailen kan, afhængig af sagen og af hvor mange oplysninger vi eventuelt mangler, indeholde flere spørgsmål, som du skal besvare inden sagsbehandlingen kan gå videre. Eksempelvis kan vi ikke godkende din aftale før, vi har sikret os, at din nærmeste chef er orienteret om den pågældende aftale (se mere i Tjeklisten nedenfor).

Gennemgang og forhandling

Når vi har modtaget aftalen, vil vi foretage en gennemlæsning og, hvis nødvendigt, lave 1. kommentering af aftalen.

Bemærk – du får kun tilsendt et nyt aftaleudkastet inden det sendes direkte til den eksterne part, hvis:

  • ​Vi har spørgsmål til dig
  • Vi ikke har modtaget kontaktoplysninger på den eksterne part
  • Du har givet udtryk for, at du gerne vil læse udkastet i gennem inden afsendelse
  • Du har bedt om at al dialog skal foregå gennem dig (se mere i Tjeklisten nedenfor)​
  • Når aftaleudkastet er sendt til den eksterne part, starter den egentlige forhandling af det juridiske indhold.
Når aftaleudkastet er sendt til den eksterne part, starter den egentlige forhandling af det juridiske indhold. 

Kliniske og økonom​​iske forhold forhandler du selv

De kliniske og økonomiske forhold skal du selv eller din afdeling forhandle og godkende. Er du i tvivl om grænsefladen mellem de kliniske, økonomiske og juridiske forhold er du velkommen til at kontakte os. 

Forhandlingen af de juridiske forhold og de økonomiske og kliniske forhold kan med fordel foregå på samme tid.​

”Clean draft” god​​kendes

Vi vil altid bede den eksterne part om at sende et ”clean draft”, som vi kan godkende som den endelige version. Godkendelsen sker i form af en e-mail til dig og den eksterne part, hvor den endelige version er vedhæftet. 

Bemærk – det er denne godkendelsesmail, du skal vedlægge eller videresende til den underskriftberettigede. På den måde kan han eller hun være sikker på, at aftalen er godkendt af Jura og Kontrakter.

Bemærk, at der pr. 1. januar 2018 som udgangspunkt ikke stilles krav om underskrift fra hospitalsdirektionen for følgende kontrakttyper:

- Konsulentaftaler
- Hemmeligholdelsesaftaler (NDA/CDA)
- Donationsaftaler, som ikke indeholder forpligtelser (unrestricted grants).

Center for Regional Udvikling skal fortsat gennemgå og godkende kontrakterne inden underskrift.

Den samlede sagsbehand​lingstid

Den samlede sagsbehandlingstid (tiden fra vi har modtaget sagen og til aftalen er underskrevet) er afhængig af dine og den eksterne samarbejdspartners sagsbehandlings- og responstider, ligesom den er afhængig af sagsbyrden hos os. 

Vi behandler sagerne hurtigst muligt, men i perioder har vi ekstraordinært travlt. Det betyder, at der i nogle tilfælde kan være en længere sagsbehandlingstid. Hvis dette er tilfældet, får du naturligvis besked.

Hvordan kan du se​​lv gøre sagsbehandlingen hurtigere?

I tjeklisten kan du se, hvordan du kan hjælpe os med at gøre sagsbehandlingen hurtigere og mere smidig. 

Tjekli​ste: 

  • ​Sørg for at den eksterne part ved, hvem der er den underskriftsberettigede, så dette kan påføres aftalen
  • ​Bed den eksterne part om at sende aftalen til dig/hospitalet i det rigtige format (ulåst word)
  • Skriv kontooplysninger ind i kontrakten
  • Gør den eksterne part opmærksom på, at aftalen som udgangspunkt skal indeholde dansk lovvalg og værneting
  • Sørg for, at fremsendelsesmail indeholder alle nedenstående punkter (dette sparer mindst én sagsgang):​
    1. ​​Sæt din nærmeste leder CC på fremsendelsesmailen
    2. Oplys hvilket firma og/eller CRO eller anden ekstern part aftalen skal indgås med
    3. Oplys hvordan du og/eller din forskningssekretær ønskes involveret i forhandlingerne: 
      • ​hvem skal vi kontakte dig eller din forskningssekretær?
      • vil du eller din forskningssekretær tage dialogen med virksomheden eller skal al korrespondance gå gennem os?
      • vil du/I CC på alt – eller kun de mest relevante mails?​
    4. Oplys om eventuelle økonomiske forhold i aftalen er afklaret og godkendt af de relevante parter
    5. Oplys om der er en særlig deadline på aftalen (skriv det gerne i emnefeltet)​
    6. Oplys om du selv har gennemgået aftalen, og om du har indvendinger/ændringer til aftalen og i givet fald hvad disse måtte vedrøre
    7. Oplys om der er tale om et multicenter studie, især hvis der er flere danske sites
    8. Sender du aftalen på vegne af en forsker, skal der stå hvem. Sæt forskeren CC på fremsendelsesmailen
  • Vedhæft alle bilag
  • Vedhæft oprindelig kontrakt ved amendments/tillæg
  • Send kontrakten i ulåst word-format

Redaktør