REDCap er et system til at bygge spørgeskemaer og indsamle data fra forsøgsdeltagere og respondenter. Du kan bruge REDCap til at sende breve med links til spørgeskemaer til mange forsøgsdeltagere på én gang. REDCap kan kun sende til Digital Post/eBoks. REDCap kan ikke sende fysisk post.

Layout og tilgængelighed i REDCap-breve

Når du får adgang til REDCap, skal du oprette brevet i en skabelon, der ligger indbygget i REDCap. Du udfylder skabelonen i en internetbrowser, og når brevet sendes ud, gemmes det som pdf, før det sendes.

Brevlayoutet og digital tilgængelighed er indbygget i REDCaps brevskabelon og du kan ikke selv gøre noget for at ændre det. ​

Hvis du har brugt brevskabelonen til invitationsbreve​​​ skal du kopiere teksten fra Word-dokumentet over i REDCaps brevskabelon.

Du kan læse mere om REDCap her

​Henvendelser fra myndigheder til borgere skal leve op til krav om databeskyttelse (GDPR). Teknisk set betyder det, at myndighederne skal sende følsomme persondata krypteret. 

Hvis du sender en email fra din @regionh.dk-adresse til en forsøgsdeltagers private email-adresse, sendes dataene krypteret, men der er ingen sikkerhed for, at borgerens private email-postkasse (fx hotmail, gmail, outlook.com) ikke bliver overvåget. Og hvis borgeren svarer tilbage på emailen (som indeh​older hele mailtråden), er det ikke længere krypteret. Det vil sige, at hvis der i mailtråden fremgår følsomme personoplysninger, vil de ikke blive krypterede, når borgerne sender svar til os.

I stedet for email, skal du altid sende digital post til og fra borgere gennem den offentlige løsning Digital Post

Borgerne åbner breve i Digital Post på borger.dk og eboks.dk. 

1. Det er den "lovpligtige kanal" for både myndigheder og borgere til at sende og modtage myndighedspost, der har en retsvirkning.
   
2. Der er høj sikkerhed med to-faktor-login (MitID).
   
3. Flertallet af borgere kender kanalen, holder sig løbende ajour og modtager notifikationer om ny post.
   
4. Det er Region Hovedstadens officielle kanal til digital post, så man som borger ved, hvor man skal holde øje med post fra os, herunder fra hospitaler og godkendte forskningsprojekter.
   
5. Der er høj tillid hos borgerne til at der ikke sendes spam til Digital Post.​
   

​Indkaldelser til undersøgelse og behandling fra SP og Sectra skal helst holdes så korte og præcise som muligt. Det vil sige:

1. formål med en aftale
   
2. tid og sted​
   
3. vigtige forberedelser
4. rettigheder
5. information om forløbet
   

Jo flere bilag, der bliver sendt til patienter, des mere forvirrede og bekymrede kan patienterne blive over det kommende forløb på hospitalet. Hvis patienten er nyhenvist - evt. med en kritisk diagnose - er det vigtigst at de informeres om deres kommende første besøg, og om hvordan de skal forberede sig til det. 

Undlad derfor helst at medsende diverse bilag om deltagelse i forskningsprojekter, fordi:

1. Patienten mister overblikket og overser eller misforstår vigtig aflysningskritisk information om besøget
   
2. Det kan skabe øget og unødig bekymring hos patienten. Især hvis information om forskningsprojektet er meget faglig og omfattende.
   
3. Samlet set kan indkaldelsesbrev og deltagerinformation indeholde mange forskellige handlingsanvisende budskaber, forløsbeskrivelser og kontaktinformationer, som kan give forvirring.
   

Anbefaling

​​​Sms er - ligesom email - ikke en sikker, krypteret kanal til at kommunikere med borgere. Derfor må der ikke sendes følsomme eller fortrolige oplysninger med sms. For særlige målgrupper kan hensynet til borgerens brug for livsvigtig og rettidig behandling dog gøre det nødvendigt at kommunikere via sms. Det gælder fx hjemløse, psykisk syge, eller andre der enten ikke ønsker eller ikke kan anvende Digital Post, MinSP og andre tekniske løsninger. 

Datatilsynet anbefaler, at myndigheder kun sender sms´er med kortere servicebeskeder, såsom aftalepåmindelser med løsningen NemSMS. Sms´erne må ikke indeholde følsomme eller fortrolige oplysninger, fx afdelingsnavn, forberedelse til behandling eller information om sygdom.

Hvis I sender links til spørgeskema ud til respondenter/forsøgsdeltagere i sms, kan det skabe bekymring hos modtagerne, om hvorvidt de er udsat for 'smishing'. Smishing er en form for phishing, hvor svindlere sender falske SMS-beskeder for at narre dig til at give følsomme oplysninger som CPR-nummer, MitID-oplysninger m.m.​