Forretningsorden for Region Hovedstadens Udsatteråd

 Formålet med Region Hovedstadens Udsatteråd er at sikre, at viden om socialt udsatte borgeres særlige behov inddrages i politiske og administrative processer og beslutninger.

Rådets sammensætning og opgaver er beskrevet i et kommissorium og er godkendt af regionsrådet. Indholdet i kommissoriet kan ikke ændres af rådet.

Funktionsperioden for Udsatterådet er på fire år. Den nuværende periode løber 2021-2024. I begyndelsen af hver funktionsperiode beslutter rådet en forretningsorden for den kommende periode. Forretningsordenen kan ved behov revideres i løbet af perioden.

Møder

1. ​Det fremgår af kommissoriet, at Udsatterådet holder fire ordinære møder årligt. 
2. Det fremgår desuden af kommissoriet, at formanden kan indkalde rådet til ekstraordinært møde. Ekstraordinært møde kan også indkaldes efter anmodning fra 3 af rådets medlemmer. 
3. Formanden har i samarbejde med sekretæren ansvar for udarbejdelse af dagsorden. Dagsorden udsendes senest 7 dage før mødet af sekretæren. I særlige tilfælde kan bilag m.v. eftersendes eller omdeles på mødet.
4. Hvis medlemmerne af rådet ønsker punkter til drøftelse optaget på dagsordenen, gives der skriftlig besked om det til formanden og sekretæren senest 14 dage før mødet.
5. Dagsorden for mødet godkendes ved mødets begyndelse.
6. Hvis et medlem er forhindret i at deltage i møde, gives der besked til formanden og sekretæren inden mødets afholdelse.
7. Møder i Udsatterådet ledes af formanden.
8. Udsatterådet er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. 
9. Beslutninger i Udsatterådet skal så vidt muligt træffes ved enighed. Mindretal eller enkelte medlemmer kan afgive afvigende meninger, som føres til referat.
10. Sekretæren har ansvar for at skrive referat af møderne. Referater godkendes skriftligt af medlemmerne og publiceres efterfølgende på regionens hjemmeside. 
11. Udsatterådet kan invitere medlemmer af regionsrådet og politiske udvalg samt administrationens medarbejdere og øvrige aktører til at deltage i rådets møder med henblik på at kvalificere rådets drøftelser. 

Arbejdsform

1. Den løbende interessevaretagelse mellem Udsatterådets møder varetages af formanden i samarbejde med sekretæren med efterfølgende orientering af hele rådet. Formanden kan handle og udtale sig på Udsatterådets vegne inden for rammerne af rådets vedtagne arbejdsgrundlag.
2. Formanden kan, når forholdene taler for det, mellem møderne sende sager i skriftlig høring med henblik på, at rådet udtaler sig eller afgiver høringssvar vedrørende relevante spørgsmål. 
3. Formanden kan inddrage relevante medlemmer af rådet i processer og aktiviteter mellem møderne, fx udarbejdelse af høringssvar, hvor enkelte medlemmers viden er relevant. 
4. Rådets medlemmer kan mellem møderne kontakte formanden med opfordringer vedrørende processer og aktiviteter, som rådet med fordel kan deltage i eller udtale sig om.
5. Udsatterådet kan ikke behandle enkeltsager, men rådet kan drøfte generelle problemstillinger på baggrund af henvendelser fra borgere.

Sekretariatsbetjening

1. ​Sekretariatsfunktionen i Udsatterådet varetages af administrationen i Region Hovedstaden. 
2. Sekretæren skal hjælpe formanden og rådet i den løbende interessevaretagelse og herunder sikre, at rådet inddrages i relevante politiske og administrative processer samt understøtte rådets mødeaktivitet og kommunikation. 

Ikrafttræden

1. Denne forretningsorden er godkendt på Udsatterådets møde den 9. juni 2021.