Siden Sundhedsplatformen blev indført og taget i brug på Neurologisk Afdeling på Bispebjerg Hospital i midten af 2017 er der sket en stor udvikling.
Fra at der i 2017 var stor udskiftning af medarbejdere, lav medarbejdertilfredshed og en stor ophobning af arbejdsopgaver, oplever afdelingen i dag en stabil medarbejdergruppe med en høj arbejdstilfredshed, minimalt efterslæb af opgaver og et højt niveau af datakvalitet.
- Det var ikke bare, at vi fik et nyt IT-system. Det var jo vores arbejdsgange, der skulle laves helt om for specielt læger og lægesekretærer, siger Leila Kuhn, der er ledende lægesekretær på Neurologisk Afdeling på Bispebjerg Hospital.
Særligt fire initiativer har dog bidraget til, at afdelingen har omstillet sig fra SP-udfordringer til SP-succes:
Tilpasning af tværfaglige arbejdsgange og lokale tilpasninger af SP
Omorganisering af lægesekretærernes arbejde
Målrettet arbejde med fejl (Både fejlretning, identifikation og brug af SP)
Fastholdelse af lægesekretærernes rolle for afdelingens kliniske arbejde
Tilpasning af tværfaglige arbejdsgange og lokale tilpasninger af SP
Fra starten prioriterede ledelsen på Neurologisk Afdeling, at der skulle sættes ressourcer af til at få implementeret Sundhedsplatformen ordentligt i afdelingens arbejdsgange. Det betød blandt andet, at overlægen Jacob Rørbech Marstrand delte sin arbejdstid mellem at være overlæge og at være klinisk bygger, som skulle lave tilpasninger i Sundhedsplatformen.
- Jeg fungerede som en ankerperson, der har været meget inde i systemet, og jeg fik også relativt hurtigt nogle muligheder for at lave tilpasninger, der kunne få systemet til at fungere. Og så har vi brugt meget krudt på hele tiden at formidle til personalet, at nu er der kommet de her ændringer, og det skal bruges på den her måde, siger Jacob Rørbech Marstrand, der er overlæge på Neurologisk Afdeling på Bispebjerg Hospital.
- Det er alfa og omega, at der har været afsat tid. Nu er tidsbehovet ikke så stort længere, men det er rimelig ressourcekrævende at få lavet de tilpasninger, der har været behov for fra starten af. Vi har mange subspecialer, så det har også været med noget med at tage fat i klinikkerne inden for hvert subspeciale og få dem til at definere, hvad det er, de har brug for og så få konstrueret det siger Jacob Rørbech Marstrand.
At lave lokale tilpasninger gjorde dog ikke alt. Da Sundhedsplatformen blev indført, var der nemlig mange, særligt lægesekretærer, som holdt fast i den "gamle" måde at arbejde på og som var nervøse for at give slip på de administrative arbejdsgange, som de var vant til. Det gjorde også, at flere lægesekretærer valgte at stoppe på afdelingen.
- Da jeg startede, var det lidt sådan, at man bare havde sat strøm til nogle papirgange. Man manglede lidt at bruge SP rigtigt og komme ind under huden på systemet. Jeg tror, det handler meget om, at jeg i det administrative fik organiseret arbejdsgangene, så vi brugte systemet rigtigt, og det var de rigtige mennesker, der løste en given opgave. Her taler vi også tværfagligt, siger Leila Kuhn, ledende lægesekretær på afdelingen.
- Der er klare og relevante kritikpunkter til det her system. Det er jo ikke, fordi træerne vokser ind i himlen, men jeg tror bare, at der har været den tilgang, at det er det system, der nu engang er. Så vi er nødt til at få det til at fungere, og det kan vi lige så godt prøve at gøre bedst muligt. Både så systemet fungerer optimalt, men også så det understøtter arbejdsgangene optimalt, siger Jacob Rørbech Marstrand.
Omorganisering af lægesekretærernes arbejde
Sundhedsplatformen består blandt andet af en lang række arbejds- og fejllister, som da systemet blev implementeret i 2017, blev tildelt enkelte lægesekretærer. Det betød, at det meste af lægesekretærens arbejde bestod af at løse opgaver i få lister eller at rette fejl.
- Så skulle man den ene dag sidde på den arbejdsliste og klikke hele dagen og klikke af og validere koder osv. Og det gav jo ingen mening for nogen, siger Leila Kuhn.
I stedet ændrede afdelingsledelsen på lægesekretærernes arbejde, så de i højere grad arbejder på tværs af arbejdslister og således følger patienterne og deres forløb.
- Så lavede vi det på en anden måde, fordi det giver mere mening og en større ansvarsfølelse at arbejde med fokus på patientforløb i stedet for at arbejde med udgangspunkt i arbejdslister, siger Leila Kuhn.
Ud over at sørge for, at lægesekretærerne ikke blot skulle sidde i et IT-system og klikke hele dagen har man på afdelingen også inddelt lægesekretærerne i subspecialer, så de kan få et tættere samarbejde med lægerne og sygeplejerskerne.
- Nogle steder gav det mening, at vi hjalp lægerne med nogle opgaver, og med sygeplejerskerne fandt vi ud af, at de konsekvent blev ved med at lave den samme fejl, og der var ikke rigtig nogen, der havde gået ind og taget fat i den faggruppe og sagt hov, I skal egentlig lave en anden arbejdsgang, fordi så sparer vi jeres tid, og vi sparer sekretærens tid, som slipper for bagefter at rydde op i nogle arbejdslister, siger Leila Kuhn
Målrettet arbejde med fejl
Med Sundhedsplatformens implementering i 2017 fulgte også et arbejde med fejllister. Flere oplevede, at systemet ikke var intuitivt at bruge, og at man kunne dokumentere på forskellige måde, hvoraf nogle vil producere fejl – også uden at medarbejderen nødvendigvis er opmærksom på dette.
- Det har været en proces med at få lokaliseret, hvor de her ting havnede forkert. Så har det jo været noget med at tracke dem tilbage i systemet og sige, hvor starter den fejl henne? Er det fordi, det er noget forkert, vi har på vores præferenceliste? Eller er det fordi, der er en tendens til at lægerne går ind og åbner patienterne på en given måde? Det har der så været løbende småjusteringer, hvor man har fået rettet de der ting ind, siger Jacob Rørbech Marstrand, der er overlæge.
Da Leila Kuhn startede på Neurologisk Afdeling i 2020 var fejllisterne hobet så meget op, at der på en af listerne var 2800 fejl, som ikke var blevet rettet.
- det var fordi sekretæren havde en arbejdsgang, hvor hun ikke fik fjernet procedurekoder i sin arbejdsgang. Hun sørgede for, at patienten fik undersøgelser og fik nye tider, men der manglede noget i den arbejdsgang, og så var der nogle andre, der skulle sidde og rydde op på sådan en liste bagefter, og det giver ikke nogen mening, for man kan faktisk klare det hele, hvis man laver det rigtige workflow, siger Leila Kuhn.
Udover at ændre på workflowet har afdelingsledelsen sammen med Jacob Rørbech Marstrand, der er afdelingens kliniske bygger, også arbejdet med at sætte Sundhedsplatformen op via nye 'byg', så mange af fejlene slet ikke bliver gjort i første omgang.
- Der er jo også en udvikling i SP, så det er klart vedligeholdelsesopgaven bliver mindre, men den bliver ved med at være der. Altså man bliver ved med at skulle have tid. Man skal hele tiden opdatere præferencelister og sådan noget, siger Jacob Rørbech Marstrand.
Fastholdelse af lægesekretærernes rolle for afdelingens kliniske arbejde
At genoprette og fastholde arbejdsglæden blandt lægesekretærerne var et særligt fokusområde for Leila Kuhn, da hun blev ansat som ledende lægesekretær. I de foregående år, efter SP blev indført, var arbejdsglæden nemlig dalet og flere lægesekretærer havde forladt afdelingen.
Noget af det handlede ifølge lægesekretærerne om, at Sundhedsplatformen blev præsenteret som et system, der delvist ville gøre lægesekretærerne overflødige.
- SP er jo meget søjleopdelt, så vi skulle vænne os til det her med at arbejde på en anden måde. Og sekretærgruppen var bange for hvad sker der med vores opgaver nu? Fordi vi jo så det som om, at så havde man slet ikke brug for sekretærerne mere. Men det fandt vi jo så ud af, at vi havde heldigvis, siger Leila Kuhn.
Netop anerkendelsen af lægesekretærernes arbejde og at finde et workflow i arbejdsgangen, der kunne give arbejdsglæden og den faglige stolthed tilbage var derfor essentielt i arbejdet med at gøre Sundhedsplatformen til et system.
- Fra det administrative synspunkt der handler det meget om, at man anerkender at administration er lige så vigtigt som alt andet arbejde i sundhedsvæsenet, fordi det er sådan en stor fordel af, at tingene bare kører og der er en rød tråd igennem hele patientforløbet. Og det tror jeg desværre ikke er alle afdelingsledelser, der har den samme respekt eller anerkendelse for, hvor vigtigt det er, siger Leila Kuhn og fortsætter:
- Så handler det også meget om kulturen, at man også tør gå ind og sige til nogle andre faggrupper, at I også bliver nødt til at ændre arbejdsgange. Det er ikke kun sekretæren, der skal sidde og rette fejl og rydde op og sådan noget, man bliver nødt til at have alle med.