Hvem kan få foretræde
Udvalget kan af hensyn til en sags oplysning beslutte at give borgere foretræde i forbindelse med udvalgets behandling af sager, som udvalget behandler som politikformulerende udvalg, eller vedrørende udvalgets resort.
Medarbejdere i Region Hovedstaden har ikke adgang til foretræde, for så vidt det angår arbejdsrelaterede emner.
Der kan kun anmodes om foretræde en gang i den samme sag, uagtet at sagen eventuelt behandles af flere omgange eller i flere udvalg.
Formålet med foretræde, og hvordan foregår foretræde
Formålet med et foretræde er, at udvalgets medlemmer kan få belyst borgeres (enkeltpersoner eller grupper mv.) synspunkter eller få supplerende faktuelle oplysninger i forhold til en sag, udvalget behandler, eller inden for udvalgets resort.
Gives der i forbindelse med foretræde i en sag med parter med modstridende hensyn, nye faktuelle oplysninger, som har betydning for udvalgets afgørelse, vil administrationen foranledige, at den anden part høres om de nye oplysninger, inden udvalget træffer afgørelse i sagen.
Foretræde afvikles normalt ved mødets start. Der afsættes 10 minutter til et foretræde, og ansøgeren får her mulighed for kort at forelægge sine synspunkter/oplysninger og svare på eventuelle spørgsmål fra udvalgets medlemmer. Herefter afsluttes foretrædet, og den politiske behandling af sagen begynder.
Foretrædet er en del af udvalgets mødevirksomhed, og et foretræde er derfor en del af et lukket møde, jf. kommunalstyrelsesloven, der også gælder for regioner. Borgere, som har foretræde, må derfor kun referere sine egne udtalelser fra foretrædet. Foretrædet må ikke optages.
Hvordan får man foretræde
Anmodning om foretræde skal være skriftlig og rettes til udvalgets sekretariat kl. 9.00 på arbejdsdagen før mødet.
Anmodningen skal indeholde navne på de personer, som ønsker foretræde, en e-mailadresse og et telefonnummer på kontaktpersonen samt en kort begrundelse for anmodningen om foretræde.
Sekretariatet vil hurtigst muligt efter modtagelsen af anmodningen, bekræfte modtagelsen af anmodningen og informere om de nærmere omstændigheder for foretrædet. Indkaldelsen sker under forbehold for udvalgets godkendelse af foretrædeanmodningen.
Ved mødets start tager udvalget under godkendelse af dagsordenen stilling til ved flertalsafgørelse, hvorvidt der kan bevilges foretræde. Normalt gives der foretræde, hvis det vurderes at være relevant for sagens behandling.
Skriftlig anmodning
En anmodning om foretræde skal være skriftlig og sendes til:
Frister
Fristen for at anmode om foretræde er senest klokken 9.00 dagen før selve mødedagen, hvis sagen er på dagsordenen. Er sagen ikke sat på dagsordenen, er fristen senest tre arbejdsdage før selve mødedagen, dvs. om torsdagen for møder, der holdes om tirsdagen.
Kontaktinformation på anmoder
På grund af de korte tidsfrister er det vigtigt, at udvalgets sekretariat får besked om, hvordan de, der ønsker foretræde, kan kontaktes op til udvalgsmødet (e-mail og telefon).
Skriftlig bekræftelse
Udvalgets sekretær sender altid en skriftlig bekræftelse og orienterer udvalget om anmodningen.
Begrundet afslag
Udvalgsformanden kan undtagelsesvis afslå et ønske om foretræde for udvalget. Hvis det sker, sender udvalgssekretariatet en besked med en begrundelse for afslaget til den/de personer, der ønsker foretræde. Udvalgsformanden orienterer i starten af udvalgsmødet udvalget om afslaget.
På dagen
Udvalget godkender ved mødets start anmodninger om foretræde. Hvis flere søger foretræde fordeler udvalgsformanden taletiden.
Et foretræde pr. sag
Der kan kun anmodes om foretræde en gang om den samme sag. Hvis en sag behandles i flere omgange eller i flere politiske udvalg, skal man vælge, hvornår og for hvilket udvalg man ønsker foretræde.
Spørgsmål
Sekretariatet besvarer gerne spørgsmål, men påtager sig ikke at fremsende materiale, fra personer eller grupper, der ønsker foretræde, til udvalgets medlemmer inden udvalgsmødet.
Dagsorden og beslutningsprotokol
Dagsordenen til et udvalgsmøde er tilgængelig på regionens hjemmeside fire dage før mødet. Udvalgets beslutninger fra udvalgsmødet offentliggøres i beslutningsprotokollen på hjemmesiden efter mødet.
Forretningsorden for udvalget for trafik og regional udvikling
Forretningsorden for udvalget for trafik og regional udvikling.pdf