Som endnu et led i arbejdet under programmet "Dannelse af Region Østdanmark", er der nu sat godt gang i statusrapporteringer fra de hovedindsatsansvarlige.
Den første statusrapportering blev meldt ind i oktober, og de hovedindsatsansvarlige har netop sendt deres rapporter for november.
Statusrapporterne skal indmeldes én gang månedligt. Her skal de hovedindsatsansvarlige bl.a. vurdere, hvor langt de er med de forskellige opgaver og hvordan risikobilledet på deres område ser ud.
Programmet samler efter hver statusrapportering op på alle indmeldinger og gør løbende status ud fra et samlet billede på tværs.
Hvad er en hovedindsatsansvarlig?
Programmet arbejder ud fra fire strategiske kerneområder:
- Organisation og bemanding
- Økonomi og styring
- Teknologisk Fundament
- Kultur og Kommunikation
Tilsammen rummer de fire kerneområder alle de mange projekter og opgaver, der skal løses, for at Region Østdanmark kan etableres.
Det gælder alt fra IT-løsninger til forretningskritiske systemer, at få alle medarbejdere placeret korrekt ift. lønudbetaling når deres arbejdsplads overgår til Region Østdanmark og udviklingen af et nyt logo og designunivers for Region Østdanmark.
De fire kerneområder er yderligere inddelt i knap 30 hovedindsatser, som relevante fagområder i både Region Hovedstaden og Region Sjælland sammen arbejder på højtryk for at løse.
Hver hovedindsats har en såkaldt 'hovedindsatsansvarlig, der er ansvarlig for opgaveløsningen på sit område, og som rapporterer tilbage til programmet om arbejdets fremdrift ca. en gang om måneden.
Et værktøj til samarbejde og dialog
Statusrapporterne er et vigtigt redskab af flere årsager. Dels giver det programmet et nødvendigt overblik over opgavernes fremdrift i det store billede, men måske endnu vigtigere er det et værktøj, der understøtter både dialogen mellem program og hovedindsatsansvarlige og samarbejdet på tværs af fagcentre.
"Rapporteringen skaber overblik over de mange sideløbende projekter, der kører i både Hovedstaden og Sjælland, og gør os i stand til at koordinere fornuftigt på tværs af opgaverne. Med rapporterne får vi lettere øje på, hvor der er udfordringer, eller hvor der er behov for, at vi sætter ekstra ind. På den måde har vi hele tiden et samlet overblik, og kan gå i kvalificeret dialog med de hovedindsatsansvarlige om, hvordan vi sammen planlægger de kloge næste skridt," siger Jens Buch Nielsen.
Sammen med Ulrik Edelbo, der er konstitueret økonomidirektør i Region Sjælland, er Jens Buch Nielsen programejer for 'Dannelsen af Region Østdanmark'.
Han peger samtidig på, at rapporteringen også giver mulighed for at koordinere den strategiske kommunikation til de mange medarbejdere og ledere, der bliver berørt af projekterne på tværs af organisationerne.
"Når vi har det samlede billede, kan vi også sikre, at de rette budskaber bliver kommunikeret på de rigtige tidspunkter. Det er vigtigt, at medarbejdere og ledere får klar og rettidig information i en proces med så mange parallelle opgaver," siger han.
Opgaverne skal løses i rette rækkefølge
Dannelsen af Region Østdanmark kan kun ske i tæt samarbejde mellem programmet og alle fagcentrene, der løser de enkelte opgaver. Der er mange fagligheder og opgaver i gang på samme tid, og mange opgaver er afhængige af, at en anden opgave er løst først.
Det er netop de mange snitflader og interne afhængigheder, der gør puslespillet Østdanmark særligt komplekst.
Et eksempel på det er beredskabet i Region Østdanmark. Det skal understøtte organisationen, som den ser ud – og beredskabsplanlægning afhænger derfor af, hvilken organisationsstruktur, der bliver valgt for Region Østdanmark. Den opgave kan altså først løses, når en organisationsstruktur er på plads.
På den måde skal alle opgaver – store som små - planlægges, lægges i "kø" og løses i den rette rækkefølge, for at tidsplanen og det endelige puslespil går op på en ordentlig måde og til rette tid.
Understøtter målet om sikker drift
Frem mod 1. januar 2027, hvor Region Østdanmark går i luften, er det primære mål sikker drift frem for alt. Arbejdet er inddelt i kan-, skal- og bør-opgaver, der indikerer, hvilke opgaver der skal være løst for at garantere sikker drift 1. januar 2027, og hvilke opgaver, der kan vente.
Også her er statusrapporteringen fra de hovedindsatsansvarlige et vigtigt redskab.
"Rapporteringen skaber transparens omkring opgavernes fremdrift, og giver klarhed over alle de afhængigheder og snitflader, der skal tages højde for, hvis vi skal sikkert i mål. På den måde sikrer vi, at alle arbejder i samme retning og mod samme mål," siger Jens Buch Nielsen.