Det er en omfattende og kompleks opgave, som Region Hovedstaden og Region Sjælland er i gang med. En balancegang for begge organisationer mellem at opfylde sundhedsreformens målsætninger, danne en ny fælles organisation og samtidigt sikre den daglige drift for borgere og patienter.

"Lige nu kigger vi ind i en travl periode, hvor der stadig er mange ting, vi ikke ved, hvilket i sig selv kan skabe en vis usikkerhed. Både reformarbejdet og sammenlægningen giver mange ekstra opgaver, og det kommer det til at kræve meget af os alle at finde sammen i en ny organisation, når vi kommer fra to forskellige kulturer og baggrunde. Derfor er det vigtigere end nogensinde, at vi både som medarbejdere og ledere passer godt på hinanden i den kommende tid," siger Signe Birck Müller, der er programleder for 'Dannelse af Region Østdanmark' i Region Hovedstaden.

De syv principper er udarbejdet i fællesskab af programledelserne for "Dannelse af Region Østdanmark" og er vedtaget af koncerndirektionerne i de to regioner. Principperne har til formål at afhjælpe kompleksiteten, skabe tydelighed omkring prioritering og opgaveløsning og gælder på tværs af hele organisationen både i Region Hovedstaden og Region Sjælland.

I en udviklingstid som den, regionerne står i nu, kan der opstå en masse virketrang og mange nye idéer, og det være fristende at sætte en helt masse nyt i søen. Principperne skal sikre, at fokus fastholdes på de væsentligste opgaver lige nu: reformarbejdet, sammenlægningen og at sikre den stabile drift, forklarer Signe Birch Müller:

"Der skal nok blive tid til alt det nye, men for nu er det vigtigt, at vi trækker i samme retning. Principperne skal hjælpe lederne med at træffe beslutninger, men de skal også værne medarbejderne mod at blive væltet af en masse opgaver, der godt kan vente. De er tænkt som et fælles værktøj, der skal hjælpe os alle til at have øje for den fælles prioritering."

De syv principper og de beskrevne beslutningsveje, som du kan læse herunder, er taget i brug og gælder frem til foråret 2026. Her forventes en koncerndirektion for den kommende Region Østdanmark at være på plads. ​

​

​

Princip 1: Sikker drift

Sikker drift i opgaveløsningen har højeste prioritet. Heraf følger, at drift kommer før udvikling. Det kan være fristende at begynde at udvikle på forskellige opgaveområder, men tidsrammen tillader det ikke. Fokus skal være på sikker drift. 

Princip 2: Det vigtigste først. SKAL-opgaver før BØR- og KAN-opgaver

Det vigtigste løses først. Nogle opgaver i dannelsen af den nye region er vigtigere end andre, og ikke alt vil være fuldt på plads den 1. januar 2027. Opgaverne prioriteres efter det vigtigste først – en rækkefølge, der afgøres af kritiske afhængigheder og ressourcetræk i de to organisationer.

Opgaverne prioriteres efter en vurdering af SKAL, BØR og KAN i dialog med linjen i de to organisationer.

• SKAL: Opgaver, der skal udføres. De har højeste prioritet og er forretningskritiske for at kunne danne Region Østdanmark den 1. januar 2027 med sikker drift i fokus.​
  

• BØR: Opgaver, der er hensigtsmæssige at løse, men de kan undlades, hvis der ikke er ressourcer til at løfte dem. Bør-opgaver prioriteres i det omfang, det er muligt, men de prioriteres ikke før skal-opgaver.
  
  
• KAN: Opgaver, der kan løses, hvis der er ressourcer til dem, men de er oftest udviklingsopgaver, som godt kan vente, til Region Østdanmark er en realitet. 

Princip 3: Det, der kan udsættes, udsættes til foråret 2026 og derefter

Det vil være hensigtsmæssigt at udsætte de beslutninger, der kan udsættes, til foråret 2026 og derefter, hvor en koncerndirektion for Region Østdanmark er på plads. Et beslutningsgrundlag kan med fordel forberedes i mellemtiden. Gælder beslutningen en Kan-opgave, kan det være hensigtsmæssigt at udsætte yderligere, fx til efter 2027-28. 

Princip 4: Alle opgaver løses i linjen

Alle opgaver/projektet løses som vanligt så vidt muligt i linjen og med den sædvanlige koordinering på tværs af relevante fagområder. De to programteams står for koordinering og porteføljestyring. 

Princip 5: Beslutninger træffes på lavest mulige ledelsesniveau

Ved enighed træffes beslutninger på lavest mulige ledelsesniveau. Med mindre:

• Sagen har strategisk og/eller principiel karakter
• Sagen har politisk fokus
• Sagen er af forretningskritisk karakter
• Beslutningen påvirker andre projekter i programmet, andre opgaver i de øvrige programmer eller går på tværs af fagligheder, der i så fald skal inddrages

​Er ovenstående undtagelser gældende, leveres et beslutningsoplæg til programejerne for programmet, der enten træffer en beslutning eller fører sagen videre op i ledelsesniveau. Vurdering af sagens karakter sker i dialog med de to programteams for dannelse af Region Østdanmark. 

Princip 6: Programejerne har beslutningsmandat

Programejerne har mandag til at træffe beslutninger vedr. opgaver i programmet. Ved uenighed i linjen regionerne imellem løftes beslutningen op til programejerne. Programejerne mødes i en fast kadence. Møderne bruges til at sikre fremdrift, til at træffe beslutninger i sager, hvor linjen ikke kan nå til enighed og til at kvalificere beslutningsoplæg af strategisk, principiel og politisk karakter, inden de løftes videre op i hierarkiet.

I programmet 'Dannelse af Region Østdanmark' afholdes programejermøderne online hver 14. dag og varer en time.

Der udformes en generisk dagsorden forud for møderne med en klar indstilling for hver sag. Derudover behandler programejerne status for beslutningslog på hvert møde. Referatet fra møderne har form af et kort beslutningsreferat. Mødedeltagerne er programejere, programledelser samt en referent.

Udover programejermøderne er de to programejere i løbende dialog (både mundtligt og skriftligt).​ 

Princip 7: Fasttrack ved uenighed og beslutninger af principiel karakter

En koncerndirektør fra hver region agerer som fasttrack for beslutninger, så opgaveløsningen ikke forsinkes unødigt. Fasttrack 1+1 bringes i anvendelse, hvis programejerne ikke kan nå til enighed, eller hvis programejerne vurderer, at sagen er af principiel karakter jf. princip 5. Sager kan ligeledes vurderes at gå direkte videre til fælles koncerndirektørmøder afhængig af sagens indhold.

I fasttrack 1+1 træffes så vidt muligt beslutninger på baggrund af ét skriftligt beslutningsoplæg via mail med begge programejere som afsendere. Alternativt afholdes onlinemøder efter behov. Programejerne tager initiativ til fasttrack 1+1.

I de situationer, hvor et onlinemøde vurderes nødvendigt, produceres der ikke dagsordener, og der tages ikke referat. Mødedeltagerne er den ansvarlige koncerndirektør i hver regioner samt programejerne.

Programejerne formidler efterfølgende beslutningen til programledelserne, der fører beslutningslog og sikrer implementering af beslutningen i linjerne.​​