Punkter på dagsordenen

1. Godkendelse af dagsorden
2. Drøftelse: Pejlemærker for god ledelse
3. Orientering: Status på implementering af vagtplansystemet Optima
4. Orientering: Undersøgelse af sygeplejerskers arbejdstid på Bispebjerg og Frederiksberg Hospital
5. Eventuelt
6. Underskriftsark

Medlemmer

• Susanne Due Kristensen: Deltog
• Emilie Haug Rasch: Deltog
• Annie Hagel: Deltog
• Stine Roldgaard: Deltog
• Brian Høier: Deltog
• Vibeke Westh: Deltog
• Lartey Lawson: Deltog
• Erik Lund: Afbud
• Turan Akbulut: Deltog
• Anne Ehrenreich: Deltog
• Jesper Hammer: Deltog

1. Godkendelse af dagsorden

Godkendt
Erik Lund (C) deltog ikke i sagens behandling.

2. Drøftelse: Pejlemærker for god ledelse

INDSTILLING

Administrationen indstiller til fastholdelses- og rekrutteringsudvalget:

• at drøfte og komme med input til pejlemærker for god ledelse i Region Hovedstaden 

POLITISK BEHANDLING

Udvalget drøftede input til pejlemærker for god ledelse. Administrationen arbejder videre med udvalgets input.
Erik Lund (C) deltog ikke i sagens behandling.

BAGGRUND

Som led i den politiske plan ”Det handler om arbejdsliv” blev det besluttet, at der i 2023 skal udarbejdes pejlemærker for god ledelse i Region Hovedstaden. Pejlemærkerne udarbejdes i perioden august til december 2023. Fastholdelses- og rekrutteringsudvalget giver input til pejlemærkerne på dette møde.

I forbindelse med behandlingen af punktet vil enhedschef Anne-Mette Termansen fra Center for HR og Uddannelse deltage med et kort oplæg.

SAGSFREMSTILLING

Fra trivselsmålinger og forskning ved vi, at ledelse gør en forskel og er én af løsningerne på sundhedsvæsnets udfordringer. God ledelse øger ledelseskraften. Dårlig ledelse bidrager til mistrivsel, personaleafgang og kvalitetssvigt.

God ledelse er derfor et nøgleelement i indsatsen for at fastholde og tiltrække medarbejdere og ledere i Region Hovedstaden. De nye pejlemærker for god ledelse skal erstatte regionens ledelsespolitik, som er fra 2007. Mange af de nye ledere, som deltager i regionens ledelsesudviklingsprogram, efterspørger en tydelig beskrivelse af, hvad god ledelse i regionen indebærer. Regionen Hovedstaden har i dag ikke et fælles ledelsesgrundlag eller lignende, der beskriver god lederadfærd i regionen. Som led i planen ”Det handler om arbejdsliv” er det besluttet at formulere ”Pejlemærker for god ledelse”, der skal sætte retning for forventninger og støtte til ledere i regionen.

Pejlemærkerne skal samtidig udadtil vise Region Hovedstaden som en professionel, attraktiv og fremsynet arbejdsplads for kommende ledere og medarbejdere.

Temaer om ledelse

De endelige pejlemærker skal spille sammen med regionens eksisterende målbillede og værdier og de grundlæggende strategiske, faglige, personalemæssige og driftsmæssige ledelsesopgaver beskrevet i ”Leadership Pipeline” (vedlagt som bilag). Derudover ved skal pejlemærkerne afspejle intentionerne i regionens arbejde med værdibaseret sundhed samt medmenneskelig ledelse, der handler om at lede med empati og medfølelse og skabe en kultur, hvor alle føler sig set, hørt og værdsat, og hvor engagementet er højt og omsorgen er stor.

Pejlemærkerne skal derudover tage udgangspunkt i den nyeste viden om offentlig ledelse, som også afspejles i fx Robusthedskommissionen og Ledelseskommissionen og viden forskningscentret Kronprins Frederiks Center for Offentlig Ledelse. Hér er følgende temaer pt. aktuelle:

• Ledelse med afsæt i medarbejdernes og patienternes/borgernes behov
• Ledelse med fokus på tillid og et godt arbejdsmiljø
• Ledelse med afsæt i medmenneskelige værdier: Tilstedeværelse, forståelse, empati og hjælpsomhed (compassionate leadership)
• Ledelse som bidrager til, at kvalificerede medarbejdere kan rekrutteres, inddrages i opgaveløsningen og har lyst til at blive på arbejdspladsen
• Ledelse med stærk ledelsesidentitet og evne til at sætte meningsfuld retning
• Ledelse med fokus på helhed og samarbejde på tværs af afdelinger og sektorer
• Ledelse med fokus på bæredygtighed og knappe ressourcer; medarbejdere, økonomi og klima
• Ledelse med fokus på innovation, udvikling og teknologi

Input fra medarbejdere, ledere m.fl. til pejlemærkerne

Pejlemærkerne udarbejdes i perioden august til december 2023 og forventes færdige primo 2024. Fastholdelses- og rekrutteringsudvalget inddrages igen i januar 2024. Input fra medarbejdere, ledere m.fl. indarbejdes i pejlemærkerne.

Pejlemærker for god ledelse hører sammen med regionens ledelsesregulativ, lederudviklingssamtaler, leadership pipeline m.v. ind under koncerndirektionens ansvarsområde. Pejlemærkerne vil løbende skulle tilpasses den kontekst og de udfordringer, regionens arbejdspladser står i.

Proces:

• August – oktober: Input fra bl.a. regionens øverste MED-udvalg (RMU), Ungetopmødet og lokale drøftelser på hospitaler/virksomheder.
• November: Bearbejdning af input og formulering af udkast til pejlemærker på og i forbindelse med Ledelseskonferencen 8. november
• Godkendelse i koncerndirektionen.

KONSEKVENSER

Godkendes indstillingen vil drøftelser og input indgå i det videre arbejde med ”Pejlemærker for god ledelse”.

POLITISK BESLUTNINGSPROCES

Sagen forelægges fastholdelses- og rekrutteringsudvalget den 29. august 2023. Fastholdelses- og rekrutteringsudvalget vil igen i januar 2024 blive orienteret om indholdet i pejlemærkerne.

DIREKTØRPÅTEGNING OG KONTAKTPERSON

Kirstine Vestergård Nielsen / Anne-Mette Termansen

JOURNALNUMMER

23036615

Bilag

Bilag 1: Region Hovedstadens Leadership Pipeline

Bilag 2: Lederudvikling i Region Hovedstaden

3. Orientering: Status på implementering af vagtplansystemet Optima

INDSTILLING

Administrationen indstiller til fastholdelses- og rekrutteringsudvalget:

• at tage status for implementering af vagtplansystemet Optima og fremadrettet fokus til efterretning.

POLITISK BEHANDLING

Taget til efterretning.
Erik Lund (C) deltog ikke i sagens behandling.

BAGGRUND

Fastholdelses- og rekrutteringsudvalget blev på udvalgsmødet den 24. juni 2022 forelagt en status på implementering af vagtplanssystemet Optima. Denne sag giver en opdateret status på implementeringen, samt det fremadrettede fokus.

Enhedschefer for Sund planlægning i Center for HR og Uddannelse, Michael Vierø og Carina Krath Jørgensen deltager på mødet med et oplæg.

SAGSFREMSTILLING

Vagtplanlægning i Region Hovedstaden berører størstedelen af regionens ansatte. Kontrakten på det tidligere vagtplanlægningssystem udløb, og opgaven var derfor i udbud. På baggrund af udbuddet blev der med opstartsdato 1. januar 2020 indgået kontrakt med EG (tidligere Silkeborg Data) om et nyt vagtplans- og personalestyringssystem: Optima – vores vagtplan. RLDatix er underleverandør til EG. Denne sag giver en status på implementeringen og et blik på af det fremadrettede fokus.

Status på implementeringen

Pr. 17. juli  2023 har 1.417 afdelinger med i alt 40.601 medarbejdere taget vagtplanssystemet Optima i brug. Alle brugere er på Optima i august 2023. I forhold til den projektplan, som fastholdelses- og rekrutteringsudvalget blev præsenteret for i 2022, er planens ’buffertid’ taget i anvendelse.

Hovedfokus i implementeringen af det nye vagtplanlægningssystem har været på basisfunktioner, hvilket betyder, at andre moduler som fx medarbejderapp og aktivitetsplanlægning endnu ikke er fuldt udviklet eller taget i anvendelse.

Implementeringen har specielt i perioden februar-april i år været hårdt ramt af hastighedsudfordringer særligt meget lange svartider og systemnedbrud, hvilket har skabt frustration blandt brugerne. Derfor valgte administrationen bl.a. at eskalere problematikken til leverandørernes øverste ledelser. Det medførte større monitorering af systemet, flere systemopdateringer og forhøjelse af serverkapacitet, hvilket siden påske har haft en positiv effekt for slutbrugerne.

Efter ønske fra administrationen har den udenlandske underleverandør RLDatix flere gange været på besøg i Danmark. Både RLDatix og EG har bl.a. været på besøg hos vagtplanlæggere fra bl.a. forskellige afdelinger på Amager og Hvidovre Hospital og Herlev og Gentofte Hospital samt ambulancetjenesten i Akutberedskabet for at få feedback vedr. fx hastigheden, brugeroplevelse, mv.

Med afsæt i samarbejdet om hastighedsudfordringerne er administrationen i dialog med leverandørerne, så alle relevante erfaringer (fx organisering, eskalationsniveauer, projektplaner, mv.) fremover integreres endnu mere i samarbejdet om fejlrettelser og udvikling af løsningen. Der ses også her tegn på forbedringer, fx etablering af samarbejdsaftaler, mere brugerinddragelse, processer for hurtigere behandling af fejlsager, større enighed om prioriteringer mv. 

Fremadrettet fokus

Hovedfokus er aktuelt at få de sidste afsnit godt over på Optima. Arbejdet med vagtplanlægning overgår primo september fra en implementeringsfase til en driftsfase. Der er stadig problemer med Optima, og systemet skal forberedes, gøres mere smidigt, mv., men fokus vil være på stabil drift, optimal anvendelse, anvendelse af flere moduler og mulighederne i brugen af løsningen. I forlængelse heraf planlægger administrationen særskilte forløb på regionens hospitaler i andet halvår af 2023, som skal sikre, at anvendelsen af Optima optimeres og forbedres, herunder specielt på de afdelinger og afsnit, der lå tidligt i implementeringsfasen, eller som oplever store udfordringer.

Udover ovenstående fokuserer administrationen på:

• Forbedring af leverandørsamarbejde. Administrationen vil fortsat have fokus på leverandørstyring, da det vurderes som essentielt ift. at få de aftalte leverancer af systemudvikling og fejlrettelser i den rette kvalitet og med den rette hastighed.
• Mere data til rådighed til ledere og vagtplanlæggere, så de bedre kan sikre, at den rette bemanding er til stede i alle vagtlag.
• Fokuseret indsats på at skabe ’best practice anbefalinger’ inden for de områder, der fylder mest for flest. Fx lægeplanlægning, overblik i planlægningsfasen og i ambulatorier, mv.
• Anvendelse af nye moduler så medarbejdere, vagtplanlæggere og ledere oplever at anvende en mere tidssvarende løsning.
• Rette fokus mod konceptet Sund planlægning, som er overskriften på Region Hovedstadens indsats for at planlægge bemandingen på regionens hospitaler og sociale tilbud bedst muligt til gavn for patienter, borgere og medarbejdere. Målet er, at vi har de rette hænder til stede til gavn for patienter og borgere, samtidig med at overenskomster og lokalaftaler overholdes.

KONSEKVENSER

Godkendes indstillingen tages status for implementering af Optima og fremadrettet fokus til efterretning.

KOMMUNIKATION

Der er tilrettelagt en kommunikationsindsats for fremtidige aktiviteter, som løbende vil blive drøftet med regionens hospitaler.

POLITISK BESLUTNINGSPROCES

Sagen forelægges fastholdelses- og rekrutteringsudvalget den 29. august 2023.

DIREKTØRPÅTEGNING OG KONTAKTPERSON

Kirstine Vestergård Nielsen / Michael Vierø / Carina Krath Jørgensen

JOURNALNUMMER

23037511

4. Orientering: Undersøgelse af sygeplejerskers arbejdstid på Bispebjerg og Frederiksberg Hospital

INDSTILLING

Administrationen indstiller til fastholdelses- og rekrutteringsudvalget:

• at tage orientering om resultaterne af en undersøgelse af sygeplejerskers arbejdstid på Bispebjerg og Frederiksberg Hospital til efterretning

POLITISK BEHANDLING

Taget til efterretning.
Erik Lund (C) deltog ikke i sagens behandling.

BAGGRUND

Administrationen har lavet en undersøgelse af sygeplejerskers arbejdstid. Formålet med undersøgelsen har været at kvalificere dialogen om sygeplejerskers arbejdsvilkår.

Udgangspunktet var sygeplejersker ansat på Bispebjerg og Frederiksberg Hospital. Administrationen isolerede undersøgelsen til ét hospital, da undersøgelsen skulle foretages manuelt og derfor var ressourcemæssigt krævende.

Administrationen anser konklusionerne som repræsentative for regionen som helhed.

SAGSFREMSTILLING

Undersøgelsen er baseret på løndata fra 1.317 månedslønnede sygeplejersker, som i løbet af 2021, har haft mere end fire ugers ansættelse på Bispebjerg og Frederiksberg Hospital. Undersøgelsens resultater blev gennemgået i foråret 2023. Ved gennemgangen blev der ikke fundet nævneværdige udsving, i forbindelse med arbejdstid, frivilligt ekstraarbejde og den samlede arbejdsbelastning for sygeplejersker, i forhold til 2021. Alle undersøgelsens resultater kan ses i bilag 1.

Sygeplejersker ansat i akutafdelingen er ikke medtaget i undersøgelsen på grund af overgangen til det nye vagtplanssystem Optima. Alle øvrige afdelinger er medtaget.

På Bispebjerg og Frederiksberg Hospital var forholdet mellem fuld- og deltidsansatte fordelt således:

• 51 % af sygeplejerskerne arbejder på fuld tid.
• 49 % arbejder mindre end 37 timer pr. uge.
  • Heraf arbejder ca. 32 % mellem 30-35 timer pr. uge.

Undersøgelsen viste, at sygeplejerskerne på Bispebjerg og Frederiksberg Hospital i gennemsnit havde 34,6 arbejdstimer pr. uge. Fordelingen af timerne fremgår nedenfor:

• 33,8 timers almindelig arbejdstid (normaltimer)
• 0,6 timers overarbejde (pålagt arbejde ud over den daglige planlagte arbejdstid)
• 0,2 timers frivilligt ekstra arbejde (ekstra arbejde, der udbydes af ledelsen til frivillig dækning blandt medarbejderne)

Sygeplejerskerne på Bispebjerg og Frederiksberg Hospital var i 2021 i gennemsnit ansat til 34,0 timer pr. uge. Det gennemsnitlige timeantal for den almindelige arbejdstid/vagttid, på 33,8 timer, var derfor 0,2 time under timenormen på 34 timer. I bilag 1 er undersøgelsen og arbejdstimerne udspecificeret.

Undersøgelsens resultater giver et billede af den samlede arbejdsmængde og balancen mellem frivilligt ekstraarbejde og sygeplejerskernes arbejdstid.

Der er set på forholdet mellem normaltimer og den samlede præsterede tid (almindelig arbejdstid, merarbejde (kun for deltidsansatte: pålagt arbejde ud over medarbejderens gennemsnitlige ugentlige timetal op til 37 timer), overarbejde og frivilligt ekstraarbejde). Af undersøgelsen fremgår:

• Ca. 19 % af sygeplejerskerne har ikke taget ekstraarbejde i 2021
• Ca. 49 % har taget 0-1 times ekstraarbejde i gennemsnit pr. uge
• Ca. 27 % har taget 1-3 timers ekstraarbejde pr. uge
• Ca. 4 % har taget mere end 3 timers ekstraarbejde pr. uge

Undersøgelsen har været præsenteret for Dansk Sygeplejeråd Kreds Hovedstaden og for fællestillidsrepræsentanterne fra Bispebjerg Frederiksberg Hospital. Resultaterne indgår i den videre dialog om arbejdsvilkårene for sygeplejersker i regionen.

KONSEKVENSER

Godkendes indstillingen tages orienteringen om sygeplejerskers arbejdstid i Region Hovedstaden til efterretning.

POLITISK BESLUTNINGSPROCES

Sagen forelægges fastholdelses- og rekrutteringsudvalget den 29. august 2023.

DIREKTØRPÅTEGNING OG KONTAKTPERSON

Kirstine Vestergård Nielsen/ Michael Vierø

JOURNALNUMMER

23038160

Bilag

Bilag 1: Bilag til undersøgelse af sygeplejerskers arbejdstid på Bispebjerg og Frederiksberg Hospital

5. Eventuelt

Eventuelt

Punkter til eventuelt.

6. Underskriftsark