Status: Patientsikkerhed i Sundhedsplatformen

Der har i oktober ikke været fremkommet patientskader af alvorlig karakter, som kan relateres direkte til Sundhedsplatformen. Det kan man læse i seneste status til Styrelsen for Patientsikkerhed.

​Styrelsen for Patientsikkerhed ønsker en månedlig status på implementeringen af Sundhedsplatformen på Herlev og Gentofte Hospital, herunder særligt fokus på fejlretninger i systemet med betydning for patientsikkerheden. Styrelsen ønsker ligeledes løbende at blive orienteret om patientskader af betydelig karakter, som kan sættes i forbindelse med Sundhedsplatformen.

Læs anmodning om løbende orientering om sundhedsplatformen (pdf-fil, åbner i et nyt vindue)

Status for Herlev og Gentofte Hospital 

Denne statusrapport afrapporterer fejlrettelser i Sundhedsplatformen for oktober måned.

På Herlev og Gentofte Hospital (HGH) kører Sundhedsplatformen (SP) stabilt. Oppetiden er på 100 procent, og systemet fungerer generelt hurtigt med korte svartider.

Samlet set er 90 % af de indrapporterede fejl og forbedringsønsker på Herlev og Gentofte Hospital håndteret.

Der har i denne periode ikke været rapporteret patientskader af alvorlig karakter, som kan relateres direkte til Sundhedsplatformen.

I den seneste periode har der særligt været fokus på nedenstående emner i relation til driften på Herlev og Gentofte Hospital:

Medicinering – Fælles Medicinkort

Der har flere gange været problemer med hastigheden på Fælles Medicinkort (FMK). Hastigheden er af flere gange forbedret - senest med en stor opdatering fra leverandøren fredag den 26. august. Det opleves dog stadigt, at der opstår mindre tekniske udfordringer på FMK, hvilket har højeste prioritet. De tekniske problemer, der er tilstødt efter sommeren, er typisk løst i løbet af 1-2 dage.

Blodprøver - Labka systemet

• I forhold til blodprøvesystemet Labka er der fortsat nogle tekniske udfordringer, der besværliggør personalets arbejde på Herlev og Gentofte Hospital. De fleste problemer kan ikke løses af Sundhedsplatformens personale, da det er rettelser, der skal løses af eksterne parter – herunder leverandøren af blodprøvesystemet. Både regionens IT-funktion og programmet bag Sundhedsplatformen følger løbende op, så løsningen sker så hurtigt som muligt. I forhold til Rigshospitalet (RH) forventes problemerne at blive meget mindre, da Rigshospitalets tekniske opsætning i Labka er anderledes og problemer er forsøgt håndteret på forhånd.

Administrative opgaver i Sundhedsplatformen, inkl. kodning

• Der har været rapporteret flere forskellige udfordringer med klinikernes håndtering af administrative opgaver i Sundhedsplatformen. Det gælder især i forbindelse med arbejdsgangene for indlæggelse, udskrivning og overflytning.

• Datering af historiske notater der er importeret fra gammelt EPJ system: Der arbejdes med en forbedret og mere synlig datomærkning af lægenotater der overføres fra eksisterende EPJ systemer til Sundhedsplatformen for at forebygge fejltagelser/forvekslinger af skrive- og konverteringsdato – dette træder i kraft før Go-Live på RH og rettes også på HGH

• Der har fx været et ønske om at kunne sortere henvisninger i underafsnit på hospitalsafdelingerne, hvilket nu er sat op, så arbejdsgangene for både sekretærer og læger er forbedret.

• Der har været ønske om en kortere udgave af det autogenererede udskrivningsbrev hvilket er imødekommet til den grad som nationale standarder tillader.

• Derudover arbejdes der løbende på at optimere de administrative arbejdsgange og undervisningen i dem.

• Der har efter implementering af Sundhedsplatformen været store udfordringer med at få kodet korrekt, hvilket både skyldes, at opgaven har skiftet hænder fra sekretærer til læger og tekniske udfordringer, hvorfor der har været behov for en udvidet uddannelsesindsats. Programmet har siden implementering af systemet på HGH, i samarbejde med HGH og Center for Økonomi, arbejdet på at identificere de grundlæggende udfordringer, løse tekniske udfordringer og intensivere uddannelsen.

Der er nedsat en særlig kodegruppe på tværs af de projekter i programmet, som involverer kode-opgaver. Der er involveret personale fra HGH og RH. Fokus er at hjælpe HGH med oprydningen, sikre at optimeringer af systemet prioriteres samt koordination og tilbud om yderligere uddannelse for lægegruppen på både HGH og RH. Kodegruppen vil også fungere som Task Force på RH ifm. Go -Live.

Et optimeringsteam med ansatte fra programmet, hospitalet og regionens It funktion har gennem otte uger understøttet brugen af Sundhedsplatformen på HGH.

Opgaven for optimeringsteamet har været at:

  • Identificere uhensigtsmæssige workflows, der har medført et stort antal anvendelsesfejl med henblik på at undervise afdelingerne i korrekt anvendelse og analysere muligheder for at optimere opsætningen
  • Løse problemer med kodning (registrering af aktivitet), der bl.a. besværliggør afregning. Nogle arbejdsgange er sat uhensigtsmæssigt op, så der er behov for en yderligere indsats
  • Analysere fejlindrapporteringer for at identificere de områder, hvor der opstår flest fejl.

Indsatsen med fejlretningen har samtidig ført til, at regionens IT SP-Helpdesk har opnået et bedre indblik i SP, så brugerne fremover kan få bedre hjælp ved fejlmeldinger. Det vurderes også, at erfaringen med den første implementering gør, at programmet bedre kan håndtere de udfordringer, der vil opstå, når Rigshospitalet tager SP i brug. Programmet er bl.a. ved at klargøre taskforces på kodnings- og medicinområdet, ligesom man gør klar til at tilbyde ekstra uddannelse til lægerne i ugerne efter go-live. Status op til go-live på Rigshospitalet

Implementeringen af Sundhedsplatformen følger tidsplanen, så Rigshospitalet kan tage systemet i brug den 5. november 2016. Langt de fleste indberettede fejl med Sundhedsplatformen er løst og de resterende problemer på HGH har således ikke betydning for, om RH kan tage SP i brug. Dette har vejet tungt i beslutningen om at fastholde Rigshospitalets go-live-dato. Det er hovedkonklusionen i projektets seneste rapportering fra oktober, som blev godkendt i Sundhedsplatformens styregruppe den 14. oktober og opdateret d. 24. oktober. 

Fokusområder op til go-live på Rigshospitalet 

Go-live paratheden på Rigshospitalet (RH) er vurderet juni, august, september og seneste den 10. oktober på baggrund af en status og risikovurdering for flere hundrede leverancer/opgaver. Overordnet vurderer programledelsen, at arbejdet er så langt, at go-live 5. november kan anbefales. Der er færre kritiske issues (fx forsinkede leverancer) op til go-live på RH sammenlignet med Herlev og Gentofte Hospital. Frem mod go-live på RH er der bl.a. fokus på udeståender vedr. Fælles Medicin kort (FMK), kodning, test af integrationer og nye kliniske værktøjer og arbejdsgange for RH.

Der er særligt fokus på de nye integrationer til eksisterende IT-systemer, der ikke er omfattet af Sundhedsplatformen, som RH får. Det gælder bl.a. på røntgenområdet, hvor det i juni 2016 blev besluttet, at RH ikke overgår til røntgensystemet Agfa/RIS, som aktuelt anvendes bl.a. på HGH. Derfor oprettes der en integration til RH’s nuværende røntgensystem, Carestream. 

Rigshospitalet er bedre forberedt 

RH arbejder tæt sammen med HGH og programmet, så man kan drage nytte af de hidtidige erfaringer, så RH får den bedst mulige start. Indholdet i uddannelsen er blevet forbedret, hvilket giver bedre mulighed for at træne patientforløb, hurtigere at få hjælp til personlig opsætning og samlet set mere erfarne undervisere. 

Desuden bliver klinikere bedre forberedt på de nye arbejdsgange, roller og rettigheder. I den seneste tilfredshedsmåling giver kursisterne uddannelsen en karakter på 3,5-4 ud af 5 mulige. Det er samme niveau, som de øvrige regionale uddannelser ligger på. Ca. 80 % af RH’s personale har gennemført den planlagte uddannelse, og 61 % har gennemført certificeringen (ifølge tal fra den 18. oktober). Desuden har ca. 85 % af RH-brugerne udført login-tjek, så de kan sikre sig, at de har de nødvendige rettigheder til at arbejde i SP. Frem mod go-live gøres der er særlig indsats for at øge certificeringen og logintjek – indsatsen formidles via intranet og ledelsesstrengen på RH 

Forventninger til antal fejlindberetninger 

Selvom SP kører stabilt på HGH, og der i høj grad trækkes på erfaringerne fra første implementering, forventer SP og leverandøren Epic, at der på RH vil være lige så mange fejlindberetninger, som HGH havde. Det skyldes, at RH har næsten dobbelt så mange ansatte, hvilket i sig selv vil give flere fejlindberetninger. Én funktion, der ikke virker, kan således indberettes af flere hundrede læger på samme tid. Dertil kommer, at hospitalet har flere specialer, særlige systemer og således samlet set er en mere kompleks organisation. En stor del af fejlmeldingerne på HGH skyldtes, at personalet ikke havde fået rutine i at anvende systemet korrekt. 

Fremdrift vurderes frem mod go-live 

Ledelsen vil nøje følge fremdriften i projekterne og forberedelsesarbejdet på RH. En ændring af go-live-tidspunkt vil blive vurderet helt frem til go-live natten – ligesom det var tilfældet på HGH. Go-live vil kunne rykkes, hvis der opstår uforudsete udfordringer, hvor en udsættelse vil være den rette løsning af hensyn til patientsikkerheden, der har højeste prioritet. For at sikre den bedst mulige start har RH valgt at køre med lavere aktivitet på det elektive områ-de, end oprindeligt planlagt. De første to uger efter go-live reduceres aktiviteten til 50 %, og de efterfølgende to uger bliver den på 75 %.

Redaktør