Det er et bevidst valg, at der ikke er noget logo eller anden form for staffage og visuelle elementer, idet billedfiler ofte går tabt, når mails eksempelvis videresendes. Det er således heller ikke tilladt at anvende diverse grafikker og brevpapir-baggrunde, hverken de foruddefinerede i mailprogrammet eller de hjemmegjorte.
E-mail fra Region Hovedstaden anvender skrifttypen Verdana, som er standard i de fleste mailprogrammer. Til brødteksten anvendes punktstørrelse 10 og i sort, normal til brødtekst og evt. overskrifter fremhæves med fed. Til mail-signaturen anvendes punktstørrelse 8 også i sort.
Har man behov for at supplere med besøgsadresse, placeres den med samme typografi mellem primær adresse og primær kontaktoplysninger - indsæt et linjeskift før og efter.
Har du behov for at indsætte links til sociale medier, skal det også være med linktekst (ikke grafik), fx:
BEMÆRK: Disclaimere om fortrolighed og persondata bliver genereret automatisk og indsat under din mailsignatur, når du sender mail fra en RegionH-Outlook-konto.
I intern mailkorrespondance:
I ekstern mailkorrespondance:
Wordskabelonen til din mail-signatur kan du kopiere ind i dit mailprogram fra ovenstående Word-dokumentet og tilrette med egne personoplysninger. Mail-signaturen finder du også i en engelsk version.
HUSK: Når du opretter signaturen i dit mailprogram, skal du markere hele signaturen og (gen)sætte skrifttypen til Verdana 8.
Mail-signatur med kampagnegrafik
Til officielt vedtagne kampagner, er det dog tilladt at indsætte tekst- og design-elementer under den fælles signatur, som en del af den konkrete kampagnevirksomhed. Det skal dog altid følge intentionerne i fællesdesignet og i opsætningen af den fælles mail-signatur. Disse elementer skal altid benyttes ensartet i kampagnen - og fjernes igen, når kampagnen er slut.
Grafikker, der er hægtet op på et organisatorisk visuelt univers, må ikke anvendes i mailsignaturen!