Flyttelogistik og forandringsledelse

For centerchef Bo Andersen og afdelingssygeplejerske Birte Hæsum Pedersen er flytningen til det nybyggede Udsigten på Psykiatrisk Center Sct. Hans en kæmpe ledelsesmæssig udfordring. Både patienter og medarbejdere skal forberedes på en ny, fælles retspsykiatri i nye organisatoriske og fysiske rammer. Samtidig med flytteforberedelserne skal driften opretholdes.
Vent...
Med 126 sengepladser bliver Udsigten nordens største retspsykiatri, når de lukkede afsnit fra den nuværende retspsykiatriske afdeling R på Psykiatrisk Center Sct. Hans og afsnit 180 og 181 fra Psykiatrisk Center Glostrup flytter ind i det nye byggeri til november. 

De moderne fysiske rammer giver nye muligheder for både patienter og medarbejdere, men det medfører også mange forandringer i hverdagen. I Udsigten kommer afsnittene til at bo sammen to og to. Det betyder, at der bliver udviklet fælles arbejdsgange for samarbejdet i fællesområderne.

Fusionen i fusionen

Noget af det, som gør flytningen til Udsigten organisatorisk udfordrende, er, at ti afsnit skal blive til otte. Den proces er allerede startet for afdelingssygeplejerske Birte Hæsum Pedersen, der lige nu er i gang med at sammenlægge afsnit 9 og 10 på afdeling R. Det er bestemt ikke nogen nem opgave, men heldigvis har Birte Hæsum Pedersen sin erfaring at trække på:

”Hvis man har været i en organisation tilpas længe, så sker der automatisk noget om ørerne på én. Og der lærer man jo noget fra gang til gang, forklarer hun og fortsætter:

”Det er to meget forskellige afsnit, der skal slås sammen. Men det er også en spændende proces. Vi skal tage det bedste fra begge afsnit og så prøve at få det til at passe ind i den ramme, som er sat af centerledelsen. Det tror jeg nok skal lykkes – det tager bare lidt tid.”

Barcelona møder Real Madrid

Og de erfaringer får hun brug for, når hendes nye afsnit C2 flytter over i Udsigten og skal finde fælles fodslag med kollegaerne fra Psykiatrisk Center Glostrup i en ny fælles enhed:

”Der er fire afsnit, som skal blive til to, der så skal prøve at arbejde sammen. Så det er en lidt speciel konstellation, men den er ens for både for Glostrup og Sct. Hans – så vi er lidt i samme båd,” siger Birte Hæsum Pedersen.

Heldigvis er stemningen omkring fremtiden med kollegaerne fra Glostrup god: 

”Mit personale glæder sig meget til at lære af Glostrup og deres speciale. Og jeg tænker, at vi også kan bidrage med vores kultur og de ting, som vi er dygtige til. Der er stor lydhørhed og glæde og spænding. Vi føler os lidt som Barcelona og Real Madrid, der skal spille på samme landshold. Og som alle andre afsnit føler vi os lidt specielle,” siger Birte Hæsum Pedersen med stort smil. 

Det kræver et fælles sprog

Bo Andersen startede som centerchef på Psykiatrisk Center Sct. Hans i 2010. Dengang lå beslutningen om, at man skulle bygge nyt på Sct. Hans til retspsykiatrien allerede i støbeskeen. 

”Vi startede hele processen med at få et fælles sprog for, hvad et projekt er. Så alle lederne er faktisk uddannet til små projektledere, fordi det er så omfattende en forandring. Man er nødt til at vide, hvad vi snakker om, når vi snakker om en deadline eller om en leverance. Alle de smådele, der indgår i projektledelse, har vi nu et fælles sprog for,” forklarer Bo Andersen.  

Det fælles sprog har skabt en gennemsigtighed i processen for projektledelsen, som har været vigtig at bringe videre ud i organisationen gennem forandringsledelse og kommunikationen til medarbejdere. 

”Vi har fra starten lagt vægt på, at kommunikationen var vigtig. Også alt det vi ikke ved, har det været vigtigt at fortælle. For ellers dannes der myter og usikkerhed,” siger Birte Hæsum Pedersen.

Medarbejderne i centrum

En anden vigtig del af projektets fundament har været en omfattende involvering af medarbejderne:

”Vi har valgt en projektorganisering, hvor vi har besat alle de centrale poster - også projektledelsen - med egne medarbejdere. Det er medarbejdere med kendskab til driften og til klinikken, som har siddet i spidsen for hele den her forandring. Det, tror jeg, har været styrken i processen,” reflekterer Bo Andersen.

Den direkte involvering gælder også MED-organisationen, forklarer Bo Andersen: 
”Medarbejderorganisationen har ikke bare været en følgegruppe. De har siddet med, og de har været ansvarlige. Vi er jo helt nede i arbejdsgange, hvor de har været med til at sidde og finde ud af, hvordan man kan få dagligdagen til at hænge sammen.” 

Men selv et tæt samarbejde med MED-organisationen har ikke været tilstrækkeligt til at løfte det omfattende forandringsarbejde, som Bo Andersens ledere og medarbejdere står overfor. 

”Der var simpelthen ikke nok af de her sædvanlige folk, der er med i arbejdsgrupper. Vi løb hurtigt tør for ’usual suspects’,” forklarer Bo Andersen og fortsætter:

”Så vi har været nødt til at involvere alle medarbejdere i organisationen, som kunne bidrage, fordi vi bredt har været inde omkring alting lige fra sikkerhed til varelevering.” 

Første bud bliver ikke det sidste

Her i foråret bliver byggeriet af Udsigten efter planen færdigt, og så begynder Birte Hæsum Pedersen og hendes kollegaer så småt at gå i gang med at føre de nye arbejdsgange fra papiret til praksis. 

”Nu kommer så den store prøve – Kan vi aflære de gamle vaner? Kan vi finde ud af at samarbejde, når to afsnit deler de samme fællesfaciliteter? Sådan noget helt banalt som: Hvordan får vi vores frokost? Det er også sådan nogle spørgsmål, der kommer,” forklarer Birte Hæsum Pedersen.   

For Bo Andersen handler det om, at de benytter lejligheden til at lade sig udfordre på deres selvforståelse og han mener ikke, at forandringerne nødvendigvis vil finde den rigtig form i første forsøg.  

”Vi har fra starten sagt, at det her er første bud på, hvordan arbejdsgange og sammenhæng mellem ressourcer og opgaver skal hænge sammen. Det er vi jo nødt til at trykprøve og udfordre hinanden på. Vi har jo ingen forventning om, at når vi flytter ind, så er det den arbejdsgang, der er 1, 2 eller 3 år efter. Vi er nødt til at genbesøge det løbende og så lave nogle tilpasninger.”

Trods det udfordrende i, at afsnit lægges sammen og skal forene forskellige arbejdsformer i nye enheder, så tror Birthe Hæsum Pedersen, at de nye fysiske rammer vil have en positiv indflydelse på samarbejdet:

”Jeg tror, at der bliver meget mere samarbejde – hjælpe hinanden på tværs – fordi man kommer til at arbejde i en enhed, hvor man afsnittene imellem deler kaffemaskine. Det betyder altså noget.”  



Redaktør

Kommentarer 

Du skal være logget ind for at benytte denne funktionalitet.

Opret profil
RSS kommentarspor Tilmeld kommentarspor