"I en travl hverdag med akutte opgaver og patienter kan det virke uoverskueligt at prioritere en timeout. Men når personalet løbende evaluerer arbejdspresset og omfordeler opgaverne, kan effekten hurtigt mærkes, og så bliver det værd at prioritere. Et sundt arbejdsmiljø er en fælles opgave, der skal tages alvorligt."

Det var én af chefsygeplejerske på Afdeling for Lunge-, Hormon- og Stofskiftesygdomme på Amager og Hvidovre Hospital, Lene Guldagers pointer, da hun på webinaret 'Håndtering af højt arbejdspres i medarbejdergruppen' i Ledelsesrummet fortalte om sit mangeårige arbejde med emnet.

Her fortalte hun, hvordan hun mødes med alle arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsmiljøledere i afdellingen én gang om måneden og debatterer nye tiltag for et sundere arbejdsmiljø. Det er herefter frit for afsnittene, hvordan de implementerer dem.

"Mit mantra er, at arbejdspresset skal lægges ind i et fællesskab. Ligger det på den enkelte medarbejder, er det vejen til stress. Det kan godt være, at man føler, at man kan klare opgaverne, men hverdagen kan hurtigt ændre sig, så arbejdspresset bliver for stort. Når vi hele tiden omfordeler opgaverne, udligner vi arbejdspresset," siger Lene Guldager. 

Sæt gang i forbedringerne

I næste fase af arbejdet med APV 2024 begynder den vigtige indsats med konkrete forbedringer. Ønsker du at gøre en reel forskel, er det dog ifølge Lene Guldager vigtigt, at du som leder først og fremmest kan se vigtigheden af at arbejde med arbejdsmængde, tidspres og arbejdsmiljø og vælger at prioritere det. Du skal sætte en udførlig struktur for indsatsen, gerne i et arbejdsmiljøforum, sammen med arbejdsmiljørepræsentanterne og arbejdsmiljøleder i hele afdelingen, så alle er med om bord.  

I Lene Guldagers afsnit har man arbejdet med blandt andet to redskaber: prioriteringstrekant og timeouts. Resultaterne er til at se, blandt andet i et fald af stresssygemeldinger, udelukkende som følge af arbejdspres. Fællesskabet er desuden styrket, fordi medarbejderne i højere grad arbejder sammen og italesætter arbejdspres over for hinanden.

Redskab 1: Timeout i en travl hverdag

Når vi oplever arbejdspres, kan det hurtigt blive diffust. I stedet for at tale om, at 'vi har alt for travlt', skal det konkretiseres, hvorfor vi har travlt, og hvordan vi kan hjælpe hinanden. Et effektivt redskab til det har for Lene Guldager været at indføre en eller flere daglige timeouts i det enkelte afsnit.

Her gennemgår alle medarbejdere én for én dagens opgaver, om de kan nå dem eller har brug for hjælp. Er det tilfældet, kan kolleger med ekstra tid melde ind og aflaste. Redskabet har hjulpet plejepersonalet med at være transparente og konkrete, så alle løfter i flok.

Det er vigtigt, at timeouten bliver prioriteret. Den tager maks 10 minutter, og der bliver i det tidsrum hængt en seddel på døren med 'kun akutte henvendelser'. Læger og øvrigt personale bliver sendt ud, så der er helt ro til, at den enkelte medarbejder giver en status. Selvom værktøjet er simpelt, har det ikke været en let øvelse at få det inkorporeret i en travl hverdag.

"Det var en ret stor ledelsesopgave til at begynde med, for det kræver en indsats at få personalet til at mødes på et bestemt tidspunkt hver dag. Så snart de kunne se, at det gav mening, og de kunne få hjælp i travle perioder, var det ikke længere svært at få dem til prioritere det. Vi er i dag kommet dertil, hvor medarbejderne selv beder om en ekstra timeout i pressede perioder," forklarer Lene Guldager.

På Lungemedicinsk afsnit har man brugt timeouten i dagvagt, aftenvagt og nattevagt hver dag i tre år. I ekstra travle perioder kan det være nødvendigt at holde timeouts hver time. Det startede som et ledelsesredskab, men i dag er det medarbejderne, der ejer timeouten, og det er oversygeplejersken eller den visiterende sygeplejerske, der agerer ordstyrer.

Sådan kommer du i gang med timeouts

En timeout er et relativt simpelt værktøj at implementere, men det kræver en indsats af dig som leder særligt i begyndelsen, hvor det kan være en udfordring at få samlet en hel personalegruppen på samme tid hver dag.

Vær vedholdende og forklar dine medarbejdere, hvorfor det er vigtigt at prioritere timeouten i en travl hverdag. Så snart de kan se, at det rent faktisk kan hjælpe dem, vil lysten til at prioritere de 10 daglige minutter typisk stige. Skab et roligt rum og sørg for, at det kun er relevante ansatte, der er til stede.

Kort og præcist fortæller hver enkelt medarbejder, hvilke opgaver de har for dagen, og om de kan nå dem inden for normal arbejdstid. Oplever medarbejderen et arbejdspres, er det op til de øvrige kollegaer at byde ind med et tilbud om hjælp og aflastning.

Timeouten kræver en særlig ledelsesindsats i forbindelse med onboarding af nye medarbejdere. De kan måske føle, at det kun er dem, der har brug for hjælp, hvilket kan være svært. Mind dem om, at det er et redskab, der kommer alle til gode, og at der skal være plads til at bede om hjælp som ny.

Efter den daglige timeout er blevet en fast struktur i personalegruppen, har Lene Guldager valgt at tilføje en 'chillout'. Her har alle fokus på deres åndedræt i et minut, hvor de sammen laver en åndedrætsøvelse. Tilføjelsen har givet et reelt break fra hverdagen.

Redskab 2: Prioriteringstrekanten – grønne, gule og røde opgaver

Hvordan prioriterer vi opgaverne, når vi er under pres? Det kan være forskelligt fra kollega til kollega, hvad der bliver vurderet som vigtige opgaver, og det kan være svært at give slip på sine daglige rutiner. I meget pressede perioder er det dog helt afgørende, at alle arbejder sammen ud fra en fælles forståelse af, hvad der er vigtigt.

Et effektivt værktøj, som Lene Guldager har set gode resultater af, er 'prioriteringstrekanten'. Her skal medarbejderne​ liste samtlige opgaver, der kan opstå i løbet af en dag. Herefter skal opgaverne prioriteres efter, hvilke der kan nås på en rolig dag (grøn zone), en travl dag (gul zone) og under stort arbejdspres (rød zone).

"Det indledende arbejde kan godt give en del aha-oplevelser. For vi er ikke nødvendigvis enige om, hvilke opgaver der er vigtige, og det har været svært at give slip for nogle. Er det ikke muligt at nå til enighed, bliver det i sidste ende en ledelsesopgave at lave den endelige prioritering. Vi har set, at nogle har skullet tvinges væk fra de grønne arbejdsopgaver, hvis vi er i en rød zone, for ellers risikerer vi at skabe et arbejdspres på hinanden," forklarer Lene Guldager.

Sådan kommer du i gang med prioritering

Forarbejdet til implementering af prioriteringstrekanten kan godt være tidskrævende, når medarbejderne i fællesskab skal skabe et repræsentativt billede af afdelingens opgaver, men det vil komme jer til gavn senere, for det danner grundlag for den efterfølgende prioritering.
​
Der kan opstå uenigheder undervejs, hvis personalegruppen ikke er enige, men det kan være udgangspunktet for en konstruktiv snak om, hvordan og hvorfor I prioriterer, som I gør, når I bevæger jer i henholdsvis grøn, gul og rød zone.

I grøn zone når vi alle arbejdsopgaverne, i gul zone skæres de mest overflødige fra, og i rød zone er der kun rum til de allermest nødvendige opgaver. Er det umuligt at nå til enighed, er det i sidste ende en ledelsesopgave at lave den endelige prioritering.

Vær opmærksom på, at prioriteringstrekanten løbende skal genbesøges, fordi de daglige opgaver kan ændre sig. Derudover ligger der et ledelsesansvar i at sikre, at prioriteringstrekanten bliver en del af onboarding af nye medarbejdere. Bliver de sat ordentligt ind i arbejdet, vil de kunne finde tryghed i at vide, at de har ledelsens fulde opbakning til, hvilke opgaver der bliver prioriteret i særligt pressede situationer. ​