Fra den 11. juni er der nye funktioner i Teams, som giver ledere og medarbejdere mulighed for at skabe samarbejdsrum – kaldet team sites - til dokumentdeling og kommunikation i og på tværs af hospitaler, virksomheder og koncerncentre.

Et team site består af en række kanaler, som kan være dedikeret til en afdeling, et projekt eller et emne. Denne nye funktion transformerer Teams fra en app til online møder til en platform for digitalt samarbejde i Region Hovedstaden. 

Fra mødeplatform til samarbejdsplatform

Med de nye funktioner bliver det muligt at samarbejde mere effektivt og dynamisk. Man kan samarbejde i realtid på dokumenter med automatisk versionsstyring.

Her kan du se nogen af de mest værdifulde funktioner:

• I kan dele beskeder og dokumenter i samme kanal, bruge @-mentions for notifikationer og markere vigtige indlæg.
• Flere brugere kan redigere, kommentere og skrive i det samme dokument med versionsstyring, hvilket fremmer effektivitet og interaktivitet.
• Indlæg og mails kan deles mellem Teams og Outlook.
• Forskellige apps i Teams giver mulighed for nye samarbejdsformer. Fx kan du tilføje Planner til at holde overblik over opgaver og projekter, OneNote til noter eller Whiteboard til fælles brainstorm på jeres team site.
  

​Sådan kommer du i gang

2 nye ikoner i venstremenuen inde i Teams - 'Teams Brugerportalen' og 'Teams' - gør det nemt at komme i gang. Under 'Teams' kan du se, hvilke team sites, du er medlem af. Når du vil at oprette et nyt team site skal du gå ind på 'Teams Brugerportalen' og udfylde en formular med ansvar og roller for data og brugeradgange. Når formularen er indsendt, oprettes teamet automatisk, og du kan tilgå det under ikonet 'Teams'. 

Din rolle som dataansvarlig

Med de nye funktioner i Teams kommer der et sæt nye roller, der understøtter ansvaret for data i Teams. Som leder har du det grundlæggende ansvar for informationssikkerheden, og det ansvar er afspejlet i rollen som 'dataansvarlig' for et team site.

Som leder er du ansvarlig for, at informationssikkerheden overholdes og at data håndteres og opbevares efter regionens retningslinjer - på linje med de grundlæggende ansvar for informationssikkerheden. Du vil modtage en advisering pr. mail, når en af dine medarbejder har oprettet et team site og angivet dig som dataansvarlig leder. 

Kom godt i gang med gode arbejdsgange

Ønsker du at oprette et team site, er det en god ide at få etableret de gode arbejdsgange for brug af team sitet. For at få mest muligt ud af funktionaliteten, er det vigtigt at have klare rammer for, hvordan I bruger team sitet og de nye muligheder for samarbejde i dokumenter og apps. På den måde kan I sikre, at alle medlemmer arbejder så effektivt som muligt og bruger team sitet ensartet.

De gode arbejdsgange handler om at overveje og diskutere samt beslutte og formidle:

• Team sitets opbygning og indhold
• Adgange og rettigheder for medlemmer
• Teams sitets vedligehold og oprydning
• Introduktion af et nyt team site og fælles spilleregler for brugen
• Overholdelse af retningslinjer for informationssikkerhed, journalisering og andre faglige retningslinjer

Find en samlet og overskuelig præsentation af hvordan I skaber gode 'spilleregler' i jeres team site på intranettet – kræver adhang til Region H's netværk

Her kan du finde hjælp

Teams har en veludbygget hjælpefunktion, som du med fordel kan benytte. Ikonet 'Help' finder du i venstremenuen i Teams. Kan du ikke se ikonet, kan det ligger under de tre prikker nederst i menuen.

På intranettet kan du finde materiale, der kan få dig godt i gang med de nye funktioneri Teams. Her finder du bl.a.:

• Best practice til at oprette et team site
• Gode råd til opbygning
• Guide til kick-off for digitalt samarbejde i team sites
• Rollebeskrivelser i et team site
• God praksis for dokumenthåndtering

Læs mere om digitalt samarbejde i Te​ams på intranettet – kræver adgang til Re​gion H's netværk​

Har du lyst til lære mere om Teams, kan du finde et online videokursus i Kursusportalen. Vær opmærksom på at kurset handler om Teams generelt og ikke er specifikt for Teams i Region Hovedstaden.

Få adgang til kurset om Teams under "IT-værktøjer til Microsoft Office" i Kursusportalen

Muligheder for samarbejde med eksterne på vej

I første omgang kan de nye funktioner kun benyttes af interne brugere med en @regionh.dk-mailkonto Men det forventes, at der også bliver åbnet for eksterne samarbejdspartnere senere på året. Det giver mulighed for at udvide det digitale samarbejde, så man også kan lave et team site med fx Region Sjælland om Sundhedsplatformen eller andre samarbejdspartnere og fagfæller.

​​