Marie-Helene Olsen, vicedirektør på Bispebjerg og Frederiksberg Hospital har stor respekt for de store og meget komplekse opgaver, der kommer med sundhedsreformen. MEN.

"I direktionen på Bispebjerg og Frederiksberg Hospital er vi enige om, at det her SKAL vi lykkes med. Når vi også i fremtiden – med alle reformens ambitioner in mente – skal tage os godt af alle patienter, så bliver vi nødt til at gøre mindre af det, der ikke ægte giver værdi for patienterne," siger Marie-Helene Olsen og fortsætter: 

"At vi heller ikke kan være bekendt at fortsætte med at 'forstyrre' vores patienter med unødige besøg, det er en anden vigtig pointe. Mange patienter oplever i dag at tage fri fra arbejde, transportere sig til hospitalet og vente i et venteværelse - for så at fortælle os, at de har det godt eller få en besked, som lige så godt kunne være givet over telefonen eller sendt som en besked." 

En aktiv og engageret styregruppe

Styregruppen for Fremtidens Ambulatorium på Bispebjerg og Frederiksberg Hospital sørger for, at de regionale beslutninger bliver til konkrete handlinger, der virker i hospitalets hverdag. Når der løbende opstår udfordringer, skal styregruppen finde løsninger – enten lokalt eller ved at trække på den rette ekspertise udefra.

Efterhånden som nye afdelinger omfattes af den regionale indsats via de sundhedsfaglige råd, inddrages afdelingsledelserne løbende i styregruppen. Inden afdelingsledelserne for første gang deltager i styregruppen, får de to besøg af to styregruppekolleger, der forbereder dem på arbejdet med Fremtidens Ambulatorium.

Det skal sikre, at styregruppen har førstehåndskendskab til de praktiske udfordringer og muligheder, som den enkelte afdeling stor overfor. Samtidig inviteres relevante repræsentanter fra de diagnostiske specialer til at deltage, når deres ansvar og opgaver er afgørende for de patientforløb, der arbejdes med.

Det afgørende for styregruppens succes er medlemmernes aktive ejerskab og engagement. Alle styregruppemedlemmer forpligter sig til ikke blot at deltage i de fælles drøftelser, men også til aktivt at drive omstillingen fremad med deres respektive kvalifikationer. Dette ejerskab strækker sig fra strategisk planlægning til praktisk implementering.

Ruller ærmerne op

Styregruppemedlemmerne får konkrete opgaver – lige fra ledelsessparring og planlægning til teknisk support af den virtuelle omstilling.

"Vi møder afdelinger, der står med vidt forskellige udfordringer, og vi skal hjælpe dem alle igennem bedst muligt. Det er ambitiøst og krævende, men det er en kæmpe omstilling i de enkelte afdelinger, så vi skal hjælpes ad. Så vi er ikke 'bare' en strategisk gruppe, der sidder og planlægger – vi er praktikere, der ruller ærmerne op og bruger vores forskellige færdigheder der, hvor det gør en forskel – så det gør det forhåbentlig," siger Marie-Helene Olsen.

Vigtig oprydning

Noget af det, som fylder meget på Bispebjerg og Frederiksberg Hospital, er de administrative arbejdsgange omkring patientforløbene. Med erfaringerne fra de første afdelinger er det blevet tydeligt, at det er en stor fordel at tage fat på, hvordan man arbejder administrativt i patientforløbene:

"Det er virkelig gået op for mig - og mange andre – hvor stor og vigtig en opgave, der ligger i at 'rydde op' i vores administrative arbejdsgange. Selvom vi havde en oplevelse af at have rigtig godt styr på det. For eksempel vores brug af kalendere til booking af patienter er et issue. Når vi gerne vil udnytte de forskellige muligheder, som de digitale værktøjer stiller til rådighed, så er vi nødt til at forholde os til de besøgstyper, vi arbejder med. Og det er ikke en lille hurtig sag," siger Marie-Helene Olsen.

Her er hendes bedste råd at tage fat i den meget vigtige ressource: Sekretærerne.

"Begynd med sekretærerne. Inviter dem ind fra starten. De har en kæmpe viden og betydning for patientforløbene. De ved, hvordan der arbejdes omkring patientforløbene – og de ved, hvilke faggrupper, som kunne arbejde smartere – administrativt. Så find en sekretær, der har talent for at arbejde med strukturer, og som har mod på at udfordre vores vaner," siger Marie-Helene Olsen.

Manifest for Fremtidens Ambulatorium

For at lette arbejdet for afdelingerne, der skal i gang med Fremtidens Ambulatorium, er hospitalets styregruppe ved at lægge sidste hånd på en drejebog, så afdelingerne kan stå på skuldrene af tidligere erfaringer. I drejebogen kommer de omkring forskellige dele af arbejdet. Fx kommer den ind på elementer, som der blev arbejdet med på et seminar for afdelingsledelserne tidligere på året, hvor en gruppe arbejdede med, hvordan man som afdelingsledelse skulle gribe opgaven.

"Vi endte for eksempel med at beslutte et slags manifest for arbejdet som afdelingsledelse. Afdelingsledelserne SKAL involvere sig i arbejdet med Fremtidens Ambulatorium. De har pligt til at dele viden, og de skal inddrage andres erfaringer. Der er altså ikke noget, der hedder, at man ikke kan bruge andres erfaringer, fordi 'vi er helt særlige i vores afdeling'. Vi tror ikke på, at den nye måde at se patientforløbene på, sker som ringe i vandet. Omstillingen indebærer jo et større opgør med, hvordan vi har set på kvalitet og god service – og det er naturligvis svært," fortæller Marie-Helene Olsen.

Svært at bryde vaner

Signalet til ledelserne er klart. Lederne kan ikke 'svæve over vandene', for så sker der ikke noget.

"Lederne skal gå aktivt ind i arbejdet og hjælpe deres lokale afsnitsledelser med at fastholde den faglige identitet og stolthed, når vi begynder at vurdere kvalitet og succes på en anden måde end tidligere. Det er en utrolig svær opgave. Også for den enkelte afdelingsledelse, som er vant til at være en succes hjemme blandt medarbejderne, når de har skaffet flere ressourcer til nye tiltag. Nu er vi optaget af at gøre mindre for de fleste – for at kunne gøre tilstrækkeligt for dem, som virkelig har brug for det," siger Marie-Helene Olsen.

"Selvom vi her på hospitalet har arbejdet flere år med at 'Befri tiden' – og har fået det godt ind under huden - så er det stadig svært at få øje på mulighederne for 'at lave mindre'. Det kan føles utrygt, og det kan rykke ved vores faglige identitet, men vi skal have patienterne og deres tid for øje – for ikke at tale om vores eget arbejdsmiljø, som også vil blive udfordret, hvis ikke vi begynder at prioritere nu," siger Marie-Helene Olsen.

​​