Rekruttering og fastholdelse er højaktuelle indsatsområder i Region Hovedstaden på tværs af stort set alle faggrupper. Derfor er det vigtigt, at nye medarbejdere oplever at være en velintegreret del af arbejdspladsen både fagligt og socialt, for at de har lyst til at blive i stillingen. Onboarding er således en vigtig ledelsesopgave.
Hvad er onboarding?
”Jeg tror, at mange ledere har den opfattelse, at de har godt styr på at byde nye medarbejdere velkommen. Vi ved, at lederne har godt styr på den indledende introduktion. Men onboarding slutter ikke, når introduktionsprogrammet er slut. Det er vigtigt at fortsætte indsatsen og sikre, at nye medarbejdere føler tilknytning til jeres afdeling og de arbejdsopgaver, som I løser,” forklarer chefkonsulent Mette Munch Christensen fra Center for HR og Uddannelse i Region Hovedstaden.
Onboarding er den proces, der følger efter rekruttering af en ny medarbejder. Det er måden, man modtager og integrerer dem på arbejdspladsen både socialt og fagligt. Ideen med at arbejde struktureret med onboarding er at sikre, at nye medarbejdere kommer så hurtigt og godt ind i deres nye jobs som muligt.
”Onboarding starter allerede, når der er lavet en aftale om ansættelse og slutter i princippet først, når medarbejderen føler sig som en vigtig spiller på holdet. Forskningen viser, at det gode onboarding-program strækker sig over en længere periode på seks måneder til et år. Indsatsen inkluderer en god balance af aktiviteter og kontakt til nøglepersoner for at skabe et godt fundament,” siger Mette Munch Christensen.
Hvad indeholder en god onboarding?
”I Region Hovedstaden arbejder vi med tre faser inden for onboarding: ’Preboarding’, som går forud for første arbejdsdag, ’Introduktion’, som dækker den første måned og så det, som vi kalder ’Den lange mission’, der dækker perioden efter de første 30 dage og indtil den nye medarbejder er en velintegreret del af jeres team,” siger Mette Munch Christensen.
Start med at undersøge, hvad jeres onboarding-program skal kunne. Ud over at give den nye medarbejder en god oplevelse af at starte hos jer, kan det være en fordel at planlægge programmet, så det skaber retning og forventning hos både medarbejderen og jer.
Sørg for at medarbejderen får opgaver i samarbejde med kollegaer, hvor der opstår et fagligt netværk, men husk også, at det også er vigtigt, at der sker en social og kulturel integration.
Sidst men ikke mindst er det vigtigt, at du som leder undervejs forventningsafstemmer onboarding-indsatsen med jeres nye medarbejder. Nogle føler sig onboardet hurtigt, mens andre har brug for mere tid. Nogle kan også have behov for at gentage træning eller undervisning, eller genbesøge vejledninger.
4-8% møder aldrig op
Som leder er der mange opgaver, som skal løses, og man kunne måske fristes til at tænke, at en omfattende onboarding er rart, men ikke essentielt. Desværre er det ikke tilfældet.
”Onboarding handler jo om dem, som vi er lykkedes med at rekruttere. Og dem skal vi holde fast på - specielt når der er få medarbejdere at rekruttere. Derfor skal vi allerede før første arbejdsdag række ud som arbejdsgiver, fordi der faktisk er 4-8%, der aldrig møder op i deres nye job. Man tror, at det er løgn, men det ved vi fra forskningen,” siger Mette Munch Christensen og fortsætter:
”Og når man tænker på alle de ressourcer, som vi bruger på at rekruttere en medarbejder, så vil vi også gerne have, at de møder op, men også at de får et godt arbejdsliv og bliver her. Så man kan sige, at onboarding har til formål at integrere nye medarbejdere både fagligt og socialt, så de bliver hos os i hvert fald det første år.”
Ny analyse af onboarding-indsatsen giver data på tværs af regionen
Rekruttering og fastholdelse er udover at være en kontinuerlig indsats for Center for HR og Uddannelse og de lokale HR-afdelinger på hospitaler og virksomheder blevet et punkt på den politiske dagsorden. Derfor har Center for HR og Uddannelse udsendt en spørgeskemaundersøgelse, som skal danne grundlag for en analyse af onboarding-indsatsen på tværs af regionen.
”Formålet med undersøgelsen er, at vi får nogle data på den oplevelse, som nyansatte medarbejdere har af at blive modtaget og integreret hos os på arbejdspladser i Region Hovedstaden,” fortæller Mette Munch Christensen og fortsætter:
”Det er vigtigt, at lederne får et datagrundlag og nogle anbefalinger til, hvordan de kan arbejde struktureret med onboarding. Det kan for eksempel være anbefalinger inddelt på nogle forskellige dimensioner og målgrupper. På den måde kan lederne blive klogere på, hvor gode de er til at onboarde for eksempel yngre medarbejdere eller bestemte faggrupper. Man kan simpelthen se: hvordan svarer vores sygeplejersker i forhold til vores portører.”
Det samlede resultat af analysen leveres i en skriftlig datarapport, og resultaterne rapporteres til en 2 timers workshop for de relevante interessenter på hospitalet, i virksomheden eller i koncerncentret.
”Det, som foregår lige nu i regionen, er, at: Nogen har allerede fået foretaget en onboarding-undersøgelse, og andre er i gang med det – altså de har det her spørgeskema ude hos nogle nytilkomne medarbejdere. Nogen står overfor at skulle have deres afrapporteringsworkshop. Andre er ved at validere data og starter undersøgelsen her i midten af november,” fortæller Mette Munch Christensen.
Sådan kommer du i gang med det samme
”Det er vigtigt at tænke onboarding i et langstrakt forløb – netop det her med at starte inden den nye medarbejder kommer og bruge alle de gode ting, som I gør i forvejen. Prøv at lade være med at skyde det hele af den første måned. Det er ligesom det første,” anbefaler Mette Munch Christensen og fortsætter:
”Så er der den anden ting: Vær flere om at ’onboarde’. Som leder har man naturligvis en særlig rolle, men det er altså også en opgave, der ligger i hele teamet. Nogle gange arbejder man med sådan en buddy-ordning. Der kan også på hospitalerne være en mentor- eller vejlederordning, som har mere faglig karakter.”
Men der er også hjælp at hente både hos den lokale HR-afdeling og i Center for HR og Uddannelse. På intranettet findes en ny samling sider, hvor du kan finde forklaring, inspiration, anbefalinger, skabeloner og værktøjer til arbejdet med onboarding.
Flere hospitaler, virksomheder og koncerncentre er allerede godt i gang med lokale onboarding-indsatser, så du kan også med fordel søge på ’onboarding’ på dit lokale intranet.