Når du har modtaget APV-resultatet, er det din opgave som leder at sikre, at der bliver fulgt op på rapporten sammen med din arbejdsmiljøgruppe/TRIO og/eller LMU og at starte en dialog med medarbejderne, om hvordan I kan bruge resultaterne som udgangspunkt for bedre arbejdsmiljø og trivsel hos jer.
Det gode, det kritiske, det overraskende
Inden I mødes i arbejdsmiljøgruppen/TRIO /LMU, er det en god idé, at I hver især noterer jer det mest positive, det meste kritiske og det, der undrer jer mest i rapporten.
Derudover anbefaler APV-guiden, at I er opmærksomme på følgende:
- Sæt fokus på det, der fungerer godt
- Forhold af betydning for arbejdsmiljøet, der ikke kommer til udtryk i undersøgelsen
- At APV´en ikke er en evaluering af lederen
- At små grupper, der ikke får en selvstændig rapport, skal håndteres anderledes i forhold til dialogmøder
I APV-guiden finder du vejledningen 'Sådan kan I forberede dialogen', hvor der også er gode råd til, hvordan I får overblik over rapporten og den videre proces, når I mødes i arbejdsmiljøgruppen/TRIO.
Dialogmøder der passer til jer
Dialogen skal passe til deltagerne. Derfor findes der også nogle forskellige måder at gøre det. Det er helt op til jer, hvordan I vil gribe jeres dialogmøder an.
Traditionelle dialogmøder giver mulighed for at samle mange medarbejdere til en fælles og grundig drøftelse af resultaterne. Men er det svært at tage så mange medarbejdere ud af driften samtidig til et længere møde, kan korte dialogmøder, som lettere kan passes ind i driften, være en god løsning, som giver alle medarbejdere lige mulighed for at blive hørt.
Man kan dog også skabe APV-dialog uden møder. Her får alle medarbejderne mulighed for at bidrage med deres input til dialogen, når det passer ind i hverdagen og vagtskemaet. Det kan være med post-it's eller andet, som bliver hængt op eller afleveret et aftalt sted. Dog er der en risiko for, at I mister den naturlige dynamik, som det giver at være samlet til en dialog – og det kan være svært at skabe fælles ejerskab for efterfølgende indsatser og tiltag.
Dialog uden en rapport er nødvendigt for små teams med færre end fem besvarelser, der ikke får en selvstændig rapport. I den situation er det naturligvis stadig vigtigt at drøfte trivsel og arbejdsmiljø.
5 gode råd fra eksperten
Flemming Lorenz fra Rambøll, der udsender APV-undersøgelsen i Region Hovedstaden, har mange års erfaring med trivselsundersøgelser både som medarbejder, arbejdsmiljørepræsentant, leder og ikke mindst som fagekspert på området. Derfor kom han også med en række gode råd på webinaret 'Klædt på til APV', om hvordan man som leder i Region Hovedstaden får oversat data fra APV-undersøgelsen til en meningsfuld dialog.
1. APV-resultatet er ikke en endegyldig sandhed
"Når I får de her resultater, så kan vi ikke sige, at det er den endegyldige sandhed, om hvordan verden den er skruet sammen. Der vil være nogen, som har svaret på et spørgsmål omkring om 'Hjælp og støtte fra kollegaer' med noget i tankerne, og andre, som vil have svaret på spørgsmålet om mobning med noget andet i tankerne. Selvom det er tydelige og klare spørgsmål, kan der godt være forskellige perspektiver."
2. Resultatet er et øjebliksbillede
"Jeg har set rigtig mange eksempler på nogen, som har kigget på en rapport og sagt: 'Det er katastrofalt' eller 'Har det virkelig stået sådan til, siden vi lavede APV sidste gang?'. Måske. Måske ikke. Der kan have været nogle op og nedture."
3. Kig også på der, hvor I lykkedes
"Jeg har set rigtig mange ledere, som tropper op og skal have en dialog med deres medarbejdere, hvor de næsten har trukket energien ud af forsamlingen, inden dialogen rigtigt er kommet i gang, fordi fokus er på alt, det er ikke lykkedes. Men er der ikke også et eller andet, vi kan bryste os af?"
4. Hav fokus på mønstre og sammenhænge
"Hvordan kan det være, at vi har mobning, men rigtig gode resultater på 'Hjælp og støtte fra kollegaer' og vice versa. Vær lidt nysgerrige på de her mønstre og sammenhænge på tværs i spørgerammen."
5. Pas på med ikke at overfortolke på små afvigelser
"Pas på med ikke at tolke voldsom på nogle små afvigelser. Enten i forhold til: hvordan har vi udviklet os siden resultatet 2021? Eller hvilken afvigelse har vi. Hvis vi er 10 personer, så er en afvigelse på 0,1 jo bare, at én person har svaret ét skalatrin anderledes. Så lad os ikke bruge for meget energi på det."
Sådan læser du rapporten
Flemming Lorenz havde også nogle gode råd til lederne om, hvordan man griber læsning af selve rapporten an. Dem kan du se i denne video:
Varighed: 5:55