​Vurderingen af, om der er fælles dataansvar, sker ud fra de faktiske omstændigheder, navnlig fastlæggelsen af projektets:

• Formål
  

• Beslutninger 

• Økonomi
  

• Udførelse​​​​
  

Følgende momenter kan indgå i vurderingen af, om der er tale om fælles dataansvar: 

Formål​​​​​

• Er parterne i fællesskab blevet enige om formålet?

• Hvem har taget initiativ til projektet?
  

• Har parterne skrevet protokollen i fællesskab?

Beslutninger ​​​​​

• Hvem har instruktionsbeføjelser og beslutningskompetencer i projektet

• Har parterne i fællesskab fastlagt de midler der skal anvendes til at indfri formålet?

Økonomi​​​​​

• Hvem finansierer projektet? 
  

• Hvem søger om fondsmidler og anden finansiering?

• Hvordan aflønnes forskerne?

Udførelse  ​​

• Har parterne i fællesskab fastlagt de midler der skal anvendes til at indfri formålet?

• Hvem deltager i projektet?

• På hvilket it-udstyr vil der ske behandling af forskningsoplysningerne?
  

Hvis der ud fra ovenstående momenter tegner sig et billede af, at parterne er fælles om det meste, skal der udarbejdes en aftale om fælles dataansvar.

Universitetssamarbejder

• Når der i et eksisterende projekt påbegyndes et samarbejde et universitet, kan der efter omstændighederne være fælles dataansvar for den del af projektet, som den universitetsansatte forsker deltager i, også selvom denne ikke oprindeligt var med til at tilrettelægge projektet eller skrive protokollen.
  

• Hvis den universitetsansatte udfører en rekvireret opgave til opfyldelse af regionens (forsknings)formål og arbejder efter instruks, vil universitetet være typisk være databehandler. ​​